Håll nere kostnader och undvik både missförstånd och bedrägeri med en enkel kortpolicy. -Gör den kort och konkret så att alla kan följa den, säger Beate Svendsen, Key Account Manager på Eurocard.
Alla arbetsplatser där företagskort används bör ha en kortpolicy tycker Beate Svendsen.
- Ett tydligt dokument som beskriver vad som gäller för användning av företagskort och tjänsteutlägg sparar tid och minimerar risken för missförstånd och missbruk av korten. Men gör den kort och konkret så att alla kan följa den, säger hon.
En grundförutsättning för en lyckad kortpolicy är att företaget använder företagskort där företaget är kredittagare.
- Då fungerar korten utan problem med företagslösningar där man kan se köp i realtid, sätta köpgränser och spärra kort. Dessutom går korten att integrera med utläggs- och reseräkningssystem som gör det möjligt att digitalisera papperskvitton och automatisera utläggshanteringen.
Sedan är det bara att påbörja kortpolicyn. För att underlätta starten kommer här tips på fyra frågor som bör besvaras i dokumentet:
Vilken typ av företagskort gäller inom företaget?
Ange vilket kort som ska användas, vilka ansökningskriterier som gäller och beskriv hur själva kortansökan går till. Informera även om vilken app medarbetaren ska använda ihop med kortet.
Hur ska företagskortet användas generellt?
Tydliggör vilken typ av inköp/utlägg som är godkända och konkretisera gärna med exempel. Informera om vad som gäller vid representation och vad kortinnehavaren behöver göra om kortet, av misstag, har använts för privat bruk. Beskriv vilket ansvar kortinnehavaren har för sitt kort och för att följa kortutgivarens terms and conditions.
Om kortet försvinner eller bli stulet ska det finnas en rutin som kortinnehavaren enkelt kan följa för att spärra kortet. Policyn bör också vara tydlig med vad konsekvenserna kan bli om medarbetaren inte följer riktlinjerna för användning av kortet.
Hur ska företagskortet användas på tjänsteresan?
Klargör i vilka portaler och appar som kortet ska användas som betalningsmedel, exempelvis resebyråer, hyrbilar o.s.v. Låt även policyn vara tydlig med vad som gäller vid dricks och kontant betalning eller om det inte är möjligt att få ett kvitto efter ett godkänt utlägg.
Hur ska fakturering och utläggsrapportering ske?
Ska fakturorna skickas direkt till medarbetaren eller till företaget? Det bör framgå tydligt vem som ansvarar för att fakturan betalas i tid. Viktigt är också att förklara vilka system/verktyg som ska användas för att utläggsrapportera. Beskriv steg för steg hur utläggsrapporten ska genomföras och vilken typ av kvitto- och fakturaunderlag som krävs.