Att anställda betalar med privata kort för arbetsrelaterade utlägg är fortfarande något som många arbetsgivare tillåter. - De flesta tycker nog det är en smidig lösning och känner inte till riskerna det innebär för företaget, säger Rikard Redin, Key Account Manager på Eurocard
En omfattande undersökning bland svenska och norska företag visar att närmare hälften av medarbetarna gör jobbrelaterade utlägg med privata kort.
- Min uppfattning är att det fortfarande ser ut så här. De flesta tycker nog det är en smidig lösning och känner inte till riskerna det innebär för företaget. Ibland finns det också en missuppfattning hos arbetsgivare om att ett “riktigt” företagskort, där företaget är kredittagare, alltid innebär att fakturan går direkt till företaget. Så är det inte, företaget väljer själva vart fakturan ska skickas först, säger Rikard Redin.
Han belyser tre faror med att låta medarbetare använda privata kort för utlägg i tjänsten.
1. Ökad risk för bedrägerier
Privata kort går inte att koppla ihop med företagslösningar där man kan se köp i realtid (med tillhörande transaktionsdata som matchar informationen på kvittot), sätta köpgränser eller spärra kort. Det finns också en risk att privata- och arbetsrelaterade utlägg förväxlas i systemen, vilket ökar administrationsbördan samtidigt som det är tveksamt ur ett integritetsperspektiv.
-Utan en sådan sammankoppling blir det dessutom mycket svårare att upptäcka bedrägerier och fel orsakade av den mänskliga faktorn. Företaget förlorar också möjligheten att prognostisera vilka utgifter som är på gång.
2. Ökade kostnader för företaget
Privata kort går inte att koppla ihop med utläggs- och reseräkningssystem som hjälper till att digitalisera papperskvitton och automatisera utläggshanteringen.
-Då fastnar man i en manuell utläggsprocess som är tidskrävande, krånglig och kostsam. Bara att hantera papperskvitton kostar företag miljardbelopp varje år. Genom att automatisera sin kvittohantering går det att spara väldigt mycket tid och pengar.
3. Risk för skattesmäll för både företag och anställd
När en anställd använder ett privat kort som genererar bonuspoäng för arbetsrelaterade köp, och använder dessa poäng för privat bruk är det en tjänsteförmån. Arbetsgivaren är då skyldig att betala arbetsgivaravgifter på värdet av förmånen och göra skatteavdrag för den anställda på samma sätt som när man betalar ut lön.*
- Många känner inte till detta, vilket kan leda till att både företaget och den anställde upptaxeras i efterhand. Gäller det många kort, kan det bli väldigt kostsamt för företaget. Dessutom riskerar arbetsgivaren att få missnöjda medarbetare som får betala en skatt de inte kände till.
Här är lösningen:
Välj ett kreditkort för företag där företaget blir kredittagare, alltså är ytterst betalningsansvariga. Det ger:
- Bättre kontroll över utlägg och över transaktionsdata.
- Minskad administration av utlägg.
- Bättre rutiner för att minska fel, risker och upptäcka bedrägeri.
Visste du att…
från och med den 1 juli 2024 behöver svenska företag inte längre spara papperskvitton för bokföringen om de har förts över till ett digitalt format? Läs mer här
*Källor: