Det er i dag fortsatt mange arbeidsgivere som tillater at de ansatte betaler med sine private kort ved jobbrelaterte utlegg, altså der den ansatte selv er kredittansvarlig og har ansvaret for at faktura blir betalt.
En omfattende undersøkelse i norske og svenske bedrifter viser at nærmere halvparten av alle ansatte legger ut for sin arbeidsgiver ved hjelp av sine private kort.
- Jeg oppfatter det slik at denne måten å håndtere utlegg på bare fortsetter og fortsetter. De fleste tenker at dette fungerer fint og kjenner ikke til hvilke faremomenter det innebærer for bedriften, sier Marianne Holm, Key Account Manager hos Eurocard.
Men hvorfor velger bedrifter å tillate denne måten å håndtere utlegg på? Flere tenker at det blir mindre administrasjon for dem hvis de lar de ansatte stå for både utlegg og betaling av faktura, som senere refunderes.
Mange bedrifter tror også feilaktig at firmakort der bedriften står ansvarlig for kreditten, automatisk betyr at fakturaen alltid sendes til bedriften – noe de igjen opplever som tidkrevende å håndtere. De ønsker heller at de ansatte skal gjøre opp for sine utlegg. Men det er faktisk slik at bedriften selv kan velge hvor fakturaen skal sendes, for eksempel direkte til den ansatte. Dette oppmuntrer den ansatte til å levere reiseregningene sine i tide for å få refusjon, slik at de faktisk kan betale fakturaen, forklarer Marianne Holm.
Holm trekker frem fire risikofaktorer ved å la de ansatte benytte sine private kort ved jobbrelaterte utlegg.
1. Økt fare for svindel
Med private kort, som nevnt innledningsvis, er det fare for at private og jobbrelaterte utlegg forveksles i systemet, noe som øker administrasjonsbyrden i bedriften. Bedriften mister også muligheten til å lage prognoser om hvilke utgifter som kommer. Private kort kan ikke kobles sammen med firmaløsninger hvor man kan se de ansattes kjøp i sanntid, sette kjøpsgrenser eller sperre kort.
– Uten en slik sammenkobling blir det også mye vanskeligere for bedriften å ha full kontroll og oversikt, samt oppdage svindel og menneskelige feil.
2. Høye kostnader for bedriften
Siden private kort ikke kan kobles til bedriftens utleggs- og reiseregningssystem, blir prosessen manuell, tidkrevende og kostbar. Systemet digitaliserer papirkvitteringer, automatiserer utleggshåndtering og gir oversikt over bedriftens kostnadskategorier. Papirkvitteringer alene koster bedrifter milliardbeløp årlig.
3. Dårligere sikkerhet på jobbreiser
Arbeidsgiver har ansvar for de ansattes sikkerhet i arbeidstiden, også på tjenestereiser (duty of care). Ved sykdom, ran, naturkatastrofer og lignende, begrenses arbeidsgivers mulighet til å assistere hvis et kort med privat betalingsansvar benyttes på reisen.
– Med firmakort der bedriften har kredittansvaret, er det mye enklere å bistå finansielt hvis et akutt behov oppstår. Hvis man mister kontakten med en ansatt, finnes det transaksjonsdata som kan hjelpe til med å kartlegge hvor personen befinner seg. I tillegg blir det også lettere for den ansatte å overholde og følge bedriftens kort- og reisepolicy.
4. Bedriften mister kontroll over data
Når de ansatte bruker private kort og firmakort med privat betalingsansvar ved jobbrelaterte utlegg, havner verdifull innkjøpsdata utenfor bedriftens system og både statistikk og viktig data kan komme på avveie. Bedrifter som har behov for å ha konfidensialitet rundt sin virksomhet eller reiser kan havne i en sårbar situasjon. Bedriften er også ansvarlig for å følge GDPR og eierskap til data sikrer at disse håndteres korrekt.
-Med eierskap til egen data vil bedriften ha et bedre beslutningsgrunnlag som kan brukes som en konkurransefordel både i forhold til forhandlinger, trender og muligheter.
Løsningen er:
Sørg for å ha firmakort der bedriften er kredittansvarlig, altså har det ytterste betalingsansvaret. Det gir:
- Bedre kontroll over utlegg og transaksjonsdata.
- Redusert utleggsadministrasjon.
- Bedre rutiner for å redusere feil, farer og oppdage svindel.
- Eierskap til data