Hold kostnadene nede og ha full kontroll og oversikt med en enkel kortpolicy. Gjør den kort og konkret slik at alle lett kan følge den, sier Beate Svendsen, Key Account Manager hos Eurocard.

Alle arbeidsplasser der firmakort brukes, bør ha en kortpolicy, mener Svendsen.

– Et tydelig dokument som beskriver retningslinjer for bruk av firmakort og tjenesteutlegg, sparer tid og minimerer risikoen for misforståelser og uønsket bruk av kortene. Men gjør dokumentet kort og konkret slik at alle kan følge det, sier Svendsen.

En grunnleggende forutsetning for en vellykket kortpolicy er at bedriften bruker firmakort hvor bedriften står som kredittansvarlig.

– Da fungerer kortene problemfritt med løsninger der man kan se kjøp i sanntid, sette kjøpsgrenser og sperre kort. I tillegg kan kortene integreres med systemer for utleggs- og reiseregninger, noe som gjør det mulig å digitalisere papirkvitteringer og automatisere utleggshåndteringen.

Deretter er det bare å starte med selve policyen. Her er fire spørsmål som bør besvares i dokumentet for å komme i gang:

Hvilken type firmakort gjelder i bedriften?

Spesifiser hvilket kort som skal brukes, hvilke søknadskriterier som gjelder for å skaffe seg det aktuelle kortet, og beskriv hvordan man søker om kortet. Ta også med hvilken app de ansatte skal bruke sammen med firmakortet.

Hvordan skal firmakortet brukes generelt?

Klargjør hvilke typer innkjøp/utlegg som er godkjent, og konkretiser gjerne med eksempler. Informer om hva som gjelder for representasjon og hva kortinnehaveren må gjøre hvis kortet ved en feil har blitt brukt privat. Beskriv hvilket ansvar kortinnehaveren har for kortet og for å følge bedriftens policy. Hvis kortet forsvinner eller blir stjålet, bør det finnes en enkel rutine kortinnehaveren kan følge for å stoppe kortet. Policyen bør også inneholde konsekvenser hvis den ansatte ikke følger retningslinjene for bruk.

Hvordan skal firmakortet brukes på tjenestereise og eventuelle innkjøp?

Klargjør i hvilke portaler og apper hvor kortet skal ligge som betalingsmiddel. For eksempel reisebyrå, leiebiler og så videre. Policyen bør også være tydelig på hva som gjelder for tips, kontant betaling og situasjoner der det ikke er mulig å få kvittering etter et godkjent utlegg.

Hvordan skal fakturering og utleggsrapportering skje?

Skal fakturaene sendes direkte til medarbeideren eller til bedriften? Det bør være tydelig hvem som er ansvarlig for at fakturaen betales i tide. Det er også viktig å forklare hvilke systemer/verktøy som skal brukes for å rapportere utlegg. Beskriv steg for steg hvordan utleggsrapporteringen skal gjennomføres, og hvilken type kvitterings- og fakturagrunnlag som kreves.