Miltä kuulostaisi sähköinen kuitti, joka lähetetään suoraan matkapuhelimeesi ja yhdistyy automaattisesti oikeaan maksutapahtumaan sekä siirtyy yrityksen kuluhallintajärjestelmään? Tämän mahdollistaa jo Älykuitit-ratkaisu, joka tekee kuittien käsittelystä turvallisempaa ja nopeampaa.
235 pohjoismaisen organisaation toimintaa kartoittava tuore tutkimus osoittaa, että yritykset käyttävät paljon aikaa kuittien käsittelyyn, eivätkä useinkaan huomioi menetettyä aikaa käsitellessään kuitit manuaalisilla prosesseilla. Puolessa kaikista tutkimukseen osallistuneista yrityksistä on lisäksi käytössä paperikuitit tärkeimpänä kuittiratkaisuna.
– Täysin manuaalisia prosesseja käyttävät yritykset kuluttavat lähes 14 minuuttia yhden paperisen kuitin käsittelyyn, jos aika lasketaan ostotapahtumasta sen kirjaamiseen saakka. Yritykselle, joka käsittelee 500 kuittia kuukaudessa, tämä merkitsee 115 työtuntia, Eurocardin myyntijohtaja Eeva Virtanen huomauttaa.
Uusi ratkaisu säästää merkittävästi aikaa
Tämä kaikki voi muuttua sähköisen kuittiratkaisun ansiosta. Kyseinen ratkaisu on esitelty hiljattain pohjoismaisille markkinoille, ja sen ansiosta myyjä voi lähettää digitaalisen kuitin suoraan asiakkaan matkapuhelimeen, jossa se yhdistetään oikeaan maksutapahtumaan ja toimitetaan eteenpäin yrityksen kuluhallintajärjestelmään.
– Sähköiset kuitit ovat perusedellytys, jotta yritys voi digitalisoida koko kuittien käsittelynsä. Tutkimus osoittaa myös, että sähköisiä kuitteja käyttävät yritykset pystyvät käsittelemään yhden kuitin 1,5 minuutissa ja jos yritys käsittelee kaiken kaikkiaan 500 kuittia kuukaudessa, heiltä menee sähköisten kuittien ansiosta tähän vain 11 tuntia eli heidän kokonaissäästönsä ajassa on jopa 104 työtuntia eli lähes 90 % prosenttia täysin manuaaliseen käsittelyyn verrattuna, Eeva Virtanen kertoo.
Vähemmän virheitä ja pienemmät kustannukset
Eurocardilla sähköiset kuitit ovat osa Älykuitit-ratkaisua, jonka avulla yritys voi käyttää digitaalisia kuitteja ostotapahtumasta kirjanpitoon saakka. Tällä hetkellä monet liikkeet, joiden joukossa on esim. taksiyrityksiä, hotelleja ja päivittäistavarakaupoissa, tarjoavat jo Älykuitit-ratkaisua.
– Älykuitit-ratkaisun ansiosta sekä kuitteja käsittelevät työntekijät että niitä kirjaava taloushallinto säästävät aikaa. Täysin digitaalisen prosessin ansiosta kuitit eivät voi myöskään tuhoutua tai kadota. Tämä vähentää virheiden määrää ja pienentää hallinnollisia kustannuksia, Eeva Virtanen tähdentää.
Näin käytät Eurocardin Älykuitit-palvelua:
- Maksa ostoksesi Eurocardin yrityskortilla.
- Saat älypuhelimeesi heti sähköisen kuitin, joka yhdistyy oikeaan maksutapahtumaan ja siirtyy eteenpäin yrityksesi kuluhallintajärjestelmään. Jos myyjä ei ole mukana Älykuitit-palvelussa, kortinhaltija voi valokuvata kuitin ja yhdistää sen oikeaan maksutapahtumaan matkapuhelimessaan.
- Kuluraportti on nyt valmis lähetettäväksi ja hyväksyttäväksi.
