Unohda paperikuittien pyörittely ja korttiostosten hajanaisuus. Tarjolla on ratkaisuja, joilla kulujen hallinta käy kätevästi. Asiantuntijamme Harri Seppälä kertoo niistä seuraavassa.
Pohjoismaiset yritykset ovat yleisesti ottaen digitalisoineet toimintatapansa jo pitkälle. Kuittien ja kulujen hallinnassa monet käyttävät kuitenkin edelleen manuaalisia rutiineja. Eurocardin asiakkuuspäällikön Harri Seppälän mukaan yksi mahdollinen selitys on se, että monien yritysten lähestymistapa taloushallintoon ei ole kovin kokonaisvaltainen, ja siksi asioiden annetaan hoitua kuten aina ennenkin.
- Kulujen ja ostojen valvontaa voidaan kuitenkin parantaa merkittävästi myös ilman suuria muutoksia, ja samalla voidaan vähentää huomattavasti aikaa, joka työntekijöiltä ja esihenkilöiltä menee kulujen kirjaukseen ja hyväksyntään. Pienilläkin muutoksilla voi usein olla suuri merkitys, Harri sanoo.
Tässä Harrin vinkit.
Valitse oikea yrityskortti
- Tuoreen tutkimuksen mukaan 43 prosenttia työssä käyvistä käyttää omaa henkilökohtaista maksukorttiaan yrityksen kuluihin, ja toisella 10 prosentilla on käytössä yrityskortti, josta ovat itse maksuvastuussa. Tämä aiheuttaa turhaa ”luottostressiä” työntekijöille ja hankaloittaa korttien hallintaa yrityksessä. Neuvonkin vaihtamaan yrityskortteihin, joiden maksuvastuu on työnantajalla. Näin työntekijöiden ei tarvitse käyttää omaa rahaa, kortti- ja maksutapahtumatiedot ovat täysin yrityksen hallinnassa ja petosriski pienenee.
Rekisteröi kortit yhteiseen hallintaportaaliin
- Yrityksen talousvastaavien ei tulisi joutua arvailemaan, paljonko kuluja on tulossa ja missä yrityksen osassa ne muodostuvat. Tämä turhauttaa, luo epävarmuutta ja voi myös tulla kalliiksi yritykselle. Kaikesta tulee yksinkertaisempaa, kun yrityksen kortit näkyvät yhdessä paikassa, esimerkiksi verkkoportaalissa. Tällöin yrityksen valitsema hallinnoija voi seurata kaikkien kortinhaltijoiden ostoja reaaliajassa, asettaa tarvittaessa ostorajoja ja lisätä tai poistaa kortteja ja tilejä aina tarpeen tullen. Kysy tästä lisää korttien myöntäjältä.
Valokuvaa paperikuitit
- Paperikuittien häviäminen tai tuhoutuminen on yleinen ongelma talousosastoille. Onneksi on sovelluksia, joiden avulla kuitti voidaan valokuvata ja yhdistää oikeaan maksutapahtumaan. Tämän jälkeen tiedot lähetetään automaattisesti yrityksen kuluhallintajärjestelmään ja vastaava esihenkilö hyväksyy ne. Kuulostaa kätevältä, eikö vain?
