- Markkinoilla on nykyään monia sähköisiä ratkaisuja ja työkaluja, jotka auttavat yrityksiä säästämään aikaa ja rahaa digitalisoimalla koko kulujen hallinnan tai osan siitä, sanoo Andreas Bremo, Eurocardin Head of Sales and Customer relations.

Silti monet yritykset käsittelevät kulujen hallinnassaan edelleen paperikuitteja, vaikka tutkimukset osoittavat, että paperikuitin käsittely kestää huomattavasti sähköistä kuittia kauemmin. Lisäksi työntekijät voivat helposti kadottaa paperikuitit tai toimittaa vääriä kuitteja, tai sitten paperikuitit ovat niin huonossa kunnossa, että taloushallinnon on mahdotonta yhdistää niitä kyseiseen ostokseen.

Yrityksille, jotka haluavat päästä eroon paperikuiteista ja siirtyä tehokkaampaan ja automaattiseen kuittien käsittelyyn, Andreas Bremo ehdottaa seuraavia kahta asiaa:

Kartoita, miltä kulujen hallintasi näyttää tällä hetkellä

- Aloita siitä hetkestä, kun työntekijä tekee oston, ja käy läpi jokainen vaihe kulun kirjaamiseen asti. Onko prosessissa pullonkauloja? Mitkä vaiheet vievät yleensä turhaa aikaa, tai aiheuttavat työntekijöille ärtymystä ja epävarmuutta? Pohdi myös, onko prosessissa osia, jotka kannattaisi digitalisoida.

Selvitä, mitkä digitaaliset työkalut voivat auttaa yritystäsi

- Jo käyttämällä kuittien vastaanottotoiminnolla varustettua sovellusta sen sijaan, että kuitit käsitellään manuaalisesti, voit säästää useita minuutteja jokaista käsiteltyä kulua kohden. Jos päätät lisäksi digitalisoida koko kulujen hallinnoinnin ostosta kirjaukseen, voit säästää paljon sekä yksittäisen työntekijän, että koko yrityksen aikaa. Käy korttitoimittajasi kanssa läpi, mikä on mahdollista yrityksellesi.

*Linkki raporttiin: You don’t have to be smart – a report on digital receipts