Täysin automatisoitu kulujen hallinnan prosessi voi säästää jopa 70 prosenttia kulujen hallinnan viemästä ajasta, aina maksutapahtumasta hallinnointiin asti.

Säästetty aika näkyy suoraan niissä kustannuksissa, joita yrityksille koituu manuaalisista prosesseista usein kuin huomaamatta. Näin osoittaa Eurocardin toimeksiannosta tehty tutkimus, jonka on toteuttanut Tukholman Kuninkaallinen teknillinen korkeakoulu (KTH).

Digitaaliset kuitit ovat aiemmin olleet mahdollisia vain teoriassa. Nyttemmin monissa Pohjoismaissa ollaan jo pitkällä sekä lainsäädännössä että käytännöissä. Myös teknistä edistystä on tapahtunut, ja uudet ratkaisut tekevät digitaalisesta kuittien käsittelystä helpompaa kuin moni uskoisikaan.

Uusia saatavilla olevia mahdollisuuksia hyödyntämällä yritykset voivat ottaa isoja harppauksia kulujen hallinnan tehostamisessa. Usein esteenä saattavat olla työntekijöiden tottumukset, koska digitaalinen kuittien käsittely koetaan vieraaksi. Tottumusten muuttaminen on sekä ratkaisevaa että monimutkaista.

Mitä pitäisi ottaa huomioon, jotta kulujen käsittely tehostuu? Kolme pääasiaa antavat hyvän lähtökohdan:

Digitalisoi kuittien käsittely. Eurocardin sovelluksen avulla on nyt mahdollista lähettää paperikuittien digitaaliset kopiot yhdessä tapahtumien tietojen kanssa suoraan matkalaskujärjestelmiin.

Yksinkertaista toimintatavat ja työkalut. Auta työntekijöitä toimimaan oikein sekä tarjoa helpot ja toimintavarmat työkalut digitaaliseen käsittelyyn, helposti noudatettavien prosessien lisäksi. Pieni yritys pärjää pitkälle käyttämällä yrityskortteja ja mobiilisovelluksia, jotka tekevät tapahtumatiedostojen siirron päivittäin.

Näytä, että kysyntää on. Markkina on tänä päivänä muutoksessa, mutta monet toimijat odottavat ja tarkkailevat, miten suurta kysyntä on. Kun yhä useammat yritykset alkavat pyytää palveluntarjoajilta, tukkumyyjiltä, myymälöistä ja ravintoloista kuitteja digitaalisina paperikuittien sijaan, edistymistä tapahtuu. Siinä te, yritykset ja käyttäjät, olette suurimpia voittajia.