Eatery Group jätti paperikuitit ja vaivalloisen kulujen hallinnan historiaan. Uudet yrityskortit ja älykuitit palauttivat kontrollin, ja samalla hallinnointityö väheni tuntuvasti.
Anders Sandkvist Pätsin aloittaessa ruoka- ja kokousyritys Eateryn talousjohtajana loppukesästä 2022, hän huomasi, että yrityksen kokonaiskustannuksista oli vaikea saada käsitystä.
- Henkilöstö teki ostoja omilla henkilökohtaisilla korteillaan, ja paperikuitteja tuli joka puolelta – ja osa oli huonossa kunnossa. En myöskään tiennyt, kuinka paljon kuluja oli tulossa, hän sanoo.
Eatery Group on iso ja maantieteellisesti hajautettu organisaatio, ja kuluja kirjataan päivittäin suuria määriä. Niihin kuuluu kaikkea raaka-aineiden hankkimisesta catering-puolen kuljetuskustannuksiin. Anders Sandkvist Pätsi käsitti pian, että kulujen hallintaan tarvittaisiin kokonaan uusi käytäntö, ja niin hän otti yhteyttä Eurocardiin.
Kulujen hallinta täysin läpinäkyväksi
- Meillä oli jo ennestään muutama yrityskortti Eurocardilta, joten soitin yhteyshenkilöllemme. Yhdessä tarkastelimme, miten hoidamme kulujen hallinnan ja minkälaisia hankintoja teemme yrityksessämme, Anders Sandkvist Pätsi sanoo.
Nykyään Eatery käyttää yksinomaan Eurocardin yrityskortteja, joista yritys on itse maksuvastuussa. Näin yksittäisten työntekijöiden ei tarvitse käyttää omaa rahaa, ja yrityksellä on tieto kaikista korttitapahtumista. Kaikki kortit näkyvät myös verkkopohjaisessa Eurocard Portalissa, jota Anders Sandkvist Pätsi hallinnoi.
Kulujen hallinnointiin käyttämämme aika on vähentynyt useita tunteja viikossa
- Eurocard Portalin avulla olen saanut täydellisen kokonaiskuvan, ja kaikki on hallinnassa. Näen kaikki korteilla tehdyt ostot reaaliajassa, asetan ostorajoja ja voin tarvittaessa lisätä uusia kortteja tai estää korttien käytön, hän sanoo.
Aikaa säästyy tuntikaupalla
Eatery on käyttänyt jo tovin Älykuitit-ratkaisua, jonka avulla työntekijät voivat kuvata paperikuitin heti oston jälkeen, yhdistää sen oikeaan tapahtumaan Eurocard-sovelluksessa ja lähettää eteenpäin hyväksyttäväksi.
- Käsittelemme nykyään entistä vähemmän paperikuitteja. Uusien korttien, Eurocard Portalin ja älykuittien ansiosta kulujen hallinnointiin käyttämämme aika on vähentynyt useita tunteja viikossa.
Tämänkin ajan hän voi käyttää Eateryn liiketoimintamallin hiomiseen.
- Alamme kehittyy nopeasti, ja tarvitsimme maksuratkaisun, joka pysyy yrityksen kehityksen tahdissa. Nyt meillä on sellainen.
Eatery
Eatery Group on ruokaan ja kokouspalveluihin keskittyvä konseptiketju, jonka visiona on tulla Pohjois-Euroopan johtavaksi palveluntarjoajaksi kaikille ikäryhmille. Eateryllä on Ruotsissa nykyään 19 omaa ravintolaa ja kokouspaikkaa Tukholman alueella, Malmössä, Lundissa ja Mölndalissa. Lisäksi Eatery-yksiköitä on Åressa ja Arlandan lentokentällä. Ravintoloiden lisäksi yritys valmistaa ja toimittaa ruokaa päiväkoteihin, peruskouluihin, lukioihin ja vanhainkoteihin.
