Vem har det slutliga betalningsansvaret för kreditkortsfakturorna på ditt företag? Här är två risker med att anställda använder sina privata kort för utlägg i tjänsten.
På många företag är det fortfarande vanligt att medarbetare använder sina privata kort, alltså kort som inte är upphandlade genom företaget, för att betala för arbetsrelaterade utlägg. I praktiken innebär det att man låter den anställde ligga ute med pengar för något som är arbetsgivarens ansvar, vilket betyder att både medarbetaren och företaget utsätter sig för onödiga risker. Här är två exempel:
Den anställde riskerar sin privatekonomi
En undersökning genomförd på uppdrag av Eurocard i slutet av 2022 i Sverige och i Norge visar att närmare en tredjedel av medarbetare inte blir återbetalda i tid eller inte alls får tillbaka sina pengar från arbetsgivaren. Förutom den stress det innebär för anställda att inte veta när eller om pengarna återbetalas, så kan det i värsta fall påverka deras privatekonomi negativt, exempelvis i form av ökad skuldsättning och svårigheter att få lån beviljade*.
Läs mer om undersökningen här (pdf)
Företaget tappar kontrollen över inköp
Privata kort går inte att koppla ihop med lösningar som underlättar utläggshanteringen, exempelvis möjligheten att kunna se utlägg i realtid, sätta köpgränser och spärra kort, eller med verktyg som digitaliserar kvittohanteringen. Det gör att det blir det svårare för företaget att ha koll på vilka utgifter som väntar innan utläggsrapporterna är inskickade. Dessutom ökar risken för misstag orsakade av den mänskliga faktorn och för bedrägerier.
Här är lösningen:
Välj ett kreditkort för företag där företaget tar kreditrisken, alltså är ytterst betalningsansvariga. Förutom att anställda slipper ta en ekonomisk risk får man:
- Bättre kontroll över utlägg och över transaktionsdata.
- Minskad administration av utlägg.
- Bättre rutiner för att minska fel och upptäcka bedrägeri.
*Det positiva kreditupplysningsregistret tas i bruk 1.4.2024 i Finland. Registrets huvudmål är att bekämpa överskuldsättning i hushållen. Dessutom hjälper registret privatpersoner att hantera sin egen ekonomi. Kreditgivarna anmäler alla konsumentkrediter, som till exempel bostadslån, billån och konsumtionskrediter, till registret. Läs mer på vero.fi
