Mängder av papperskvitton och krånglig utläggshantering är ett minne blott hos Eaterygruppen. Med nya företagskort och smarta kvitton återtog man kontrollen och minskade samtidigt sin administration rejält.
När Anders Sandkvist Pätsi tillträdde som ekonomichef för mat- och mötesföretaget Eatery sensommaren 2022 reagerade han på hur svårt det var att få överblick över den totala kostnadsbilden.
-Medarbetare gjorde utlägg med sina privata kort, det kom in papperskvitton från olika håll, vissa i dåligt skick. Jag kunde inte heller se hur många utlägg som var på gång, säger han.
Eaterygruppen är dessutom en stor och geografiskt utspridd organisation, där det dagligen görs ett stort antal utlägg. Dessa täcker alltifrån råvaruinköp till att betala transporter för cateringdelen.
Ganska snabbt insåg Anders Sandkvist Pätsi att det behövdes en helt ny arbetsprocess och kontaktade därför Eurocard.
Total genomsyn av utläggshanteringen
-Vi hade sedan tidigare ett par företagskort från Eurocard så jag ringde vår kontaktperson. Tillsammans gick vi igenom hur vi arbetar med utläggshantering och vilka olika typer av inköp vi gör, säger Anders Sandkvist Pätsi.
Idag använder Eatery enbart företagskort från Eurocard där företaget har det yttersta betalansvaret. Därmed slipper enskilda medarbetare ligga ute med pengar och företaget har full koll på transaktionsdatan. Samtliga kort är dessutom upplagda i Eurocard Portal, ett webbbaserat verktyg som Anders Sandkvist Pätsi förfogar över.
Vi har minskat tiden som vi lägger på att hantera utlägg med många timmar i veckan
-Eurocard Portal har gett mig total överblick och kontroll. Jag ser alla köp som sker med korten i realtid, sätter köpgränser och kan lägga till nya kort eller spärra kort om det behövs, säger han och fortsätter:
Många timmars tidsbesparing
Sedan en tid tillbaka använder de också tjänsten Smarta kvitton som gör det möjligt för medarbetarna att fotografera papperskvitto direkt efter köpet, matcha det med rätt transaktion i Eurocard-appen och skicka det vidare för godkännande.
-Vi hanterar mycket färre papperskvitton nu än förut. Med de nya korten, Eurocard portal och Smarta kvitton, är jag övertygad om att vi har minskat tiden som vi lägger på att hantera utlägg med många timmar i veckan.
Tiden kan han istället ägna åt att jobba med Eaterys affärskoncept.
-Den här branschen utvecklas snabbt och vi behövde en betallösning som rör sig i samma takt som företaget. Det har vi nu.
Detta är Eatery
Eaterygruppen är en konceptkedja för mat och möten med visionen att bli norra Europas ledande mat och mötesaktör för alla åldrar. Eatery Sverige har idag 19 egna restaurang- och konferensanläggningar i Stockholmsområdet, Malmö, Lund och Mölndal. Utöver det finns fler Eateryenheter i Åre och på Arlanda Flygplats. Förutom restaurangerna lagar man och levererar mat till förskolor, grundskolor, gymnasieskolor och seniorboenden.
