Besikta bilprovning har sedan starten 2013 vuxit i snabb takt, inte minst efter uppköpet av ClearCar år 2016. Idag har företaget 200 besiktningsstationer fördelat på 164 orter över hela Sverige, vilket gör dem till en av de största i branschen. I en såpass stor och utspridd organisation görs det förstås också ett stort antal inköp. 

-Det handlar om allt ifrån skruvar och muttrar till betalningar för tjänsteresor, marknadsföring och förbrukningsmaterial. Alla inköp styrs av en matris och för de lokala inköpen ansvarar respektive stationschef, säger Sophia Palebo, ekonomichef på Besikta Bilprovning. 

Detta är en stor skillnad mot hur det såg ut för ett par år sedan. Det som då var en långsam och svåröverskådlig inköpsprocess har blivit ett effektivt, digitalt maskineri, där varje enskild transaktion följs i realtid. 

Mycket pappersarbete  

- Förut skedde all korthantering med papper, nya leverantörer lades upp manuellt efter inköp och alla kortansökningar behövde vidimeras av vd. Förutom att allt gick långsamt var det väldigt svårt att få en bra överblick över leverantörer, kvitton och kort, säger Sophia Palebo. 

Lislott Fraser Borglin som är redovisningschef på Besikta Bilprovning håller med.  

-Tidigare hanterades kortköpen inte i vårt befintliga lönesystem och dessutom saknades fotograferade underlag vilket gjorde hanteringen långsam och osäker, säger hon. 

I början av 2022 beslutade man sig för att strukturera om sin inköpsprocess med en ny inköpsmatris och samtidigt hitta en betallösning som gav full kontroll och minimerade pappersarbetet. Valet föll på Eurocard. 

-Vårt krav var att korten skulle vara kopplade till en central portal och att alla transaktioner gick att följa i realtid. Dessutom ville vi kunna hantera foton av kvitton och att transaktionerna automatiskt länkades till lönesystemet för vidare redovisning, säger Sophia Palebo. 

”En betydande skillnad nu” 

Idag har alla stationschefer ett eget Eurocard företagskort och korten är inlagda i administratörsportalen Eurocard Portal. De som är kortadministratörer på Besikta kan se vilka kort som tillhör vem, lägga till och ta bort kort, samt justera inköpsgränser på enskilda kort.  

Även för kortinnehavaren har det blivit betydligt enklare 

-Efter ett inköp redovisar kortinnehavaren utlägget digitalt som därefter attesteras av en chef och slutligen godkänns av finansavdelningen tillsammans med det fysiska kvittot. Jag får dessutom automatiska notifieringar så fort en kortinnehavare behöver lägga till en ny leverantör eller önskar ändra limiten på ett kort, säger Sophia Palebo och fortsätter. 

-Det här nya sättet att jobba ihop med Eurocard portal har gett oss total kontroll, tack vare överblicken över alla transaktioner, fakturor och leverantörer. Det är en betydande skillnad nu mot hur vi arbetade förut.  

Även ett virtuellt kort 

Dessutom har Besikta Bilprovning kompletterat sina fysiska företagskort med ett virtuellt. 

-Det använder vi till att betala digitala medieköp online, exempelvis våra annonser på Facebook och i Google, säger Lislott Fraser Borglin som administrerar det virtuella kortet. 

-Det går även smidigt att dela med kollegor, med bibehållen kontroll, då det är jag som godkänner varje köp med mobilt bank ID. Dessutom får jag alla transaktioner samlade på en faktura varje månad, säger hon

Om Besikta Bilprovning

Besikta Bilprovning är ett av Sveriges största företag inom periodisk besiktning och provning av bilar, motorfordon, husvagnar och släpvagnar.