Zofie Sandman behöver bara fotografera papperskvittot efter köpet. Resten sköter sig själv. -Nu gör jag mina utläggsrapporter på ett par minuter. Tidigare kunde det ta timmar, säger hon.
Zofie Sandman plockar upp mobilen, öppnar Eurocard-appen och fotograferar med van hand ännu ett papperskvitto. Som etablerings- och fastighetschef på Teser Group (tidigare Eatery Sverige Group) gör hon affärsresor varje månad och samlar på sig många utläggskvitton.
-Ja, det är en hel del kvitton som ska redovisas efter exempelvis parkeringar, affärsluncher, tågbiljetter och hotellövernattningar. Några kvitton är såklart redan digitala men merparten är fortfarande papperskvitton, säger hon.
Tidigare var kvittoredovisning någonting som Zofie Sandman tyckte var både jobbigt och rörigt.
Tidkrävande förut
-Mot slutet av en månad hade jag högar med papperskvitton som behövde sorteras och tejpas på ett utskrivet excel-ark tillsammans med en handskriven kommentar om vad utlägget gällde. Det var tidskrävande samtidigt som risken fanns för att kvitton skulle försvinna eller bli suddiga, säger hon.
Allt förändrades i början av 2023 när hon började använda Eurocard företagskort och den tillhörande appen. Det tog bara några minuter att koppla kortet till appen och bekanta sig med navigeringen. Därefter har hennes utläggsredovisning blivit betydligt enklare.
-Så fort jag får ett nytt papperskvitto fotograferar jag det med skannerfunktionen i appen. Det tar max 20 sekunder. Man kan använda den vanliga mobilkameran också, men kvittobilderna blir bättre med appen tycker jag.
Underlättar i flera led
Det fotograferade kvittot matchas omgående och automatiskt med rätt transaktion i appen. Samtidigt registreras både köp och kvitto i det externa bokföringsprogram som företaget har integrerat med Eurocards tjänst.
- I slutet av månaden får jag ett mejl om att jag har en utläggsrapport. I rapporten ser jag alla transaktioner med tillhörande kvitton. Efter att ha kollat att allt stämmer vidarebefordrar jag rapporten till min chef för slutgodkännande, sedan är det klart!
Zofie Sandman ser bara fördelar med att företag digitaliserar papperskvitton.
-Jag sparar mycket tid, liksom min chef och vår ekonomiavdelning, plus att vi minimerar risken att kvitton försvinner. Så för oss underlättar det i alla led, säger hon.
Visste du att…
…Från och med den 1 juli i år behöver svenska företag inte längre spara papperskvitton för bokföringen om de har förts över till ett digitalt format?
