Du är på den svenska webbsidan. Välj ditt land för att se platsspecifikt innehåll.

Därför missar företag att digitalisera sin kvittohantering

Trend

Smarta kvitton

2 min

08-30-2021

Trots fördelarna med en digital kvittohantering fortsätter många företag med ett manuellt arbetssätt, visar en ny studie. -Det finns en missuppfattning om att det är dyrt och krångligt att digitalisera. Faktum är att besparingen kan bli mycket större än kostnaden, säger Ila Sabet Bergström, chef för Sales & Customer Relationships på Eurocard.

En helt ny studie, som kartlägger kvittohanteringen i 235 nordiska organisationer, visar att det ofta är stor skillnad mellan hur företagsledningar och de som arbetar dagligen med kvittohantering ser på möjligheterna och fördelarna med att arbeta mer digitalt.

-Det finns ett glapp mellan hur chefer och de som arbetar dagligen med kvittohantering ser på möjligheterna.
De som arbetar närmast systemen upplever tydligt bristerna med att hantera papperskvitton manuellt och har därför ofta lättare att se fördelarna med att arbeta mer digitalt, säger Ila Sabet Bergström.

Men studien visar också att en manuell kvittohantering påverkar flera delar av företaget negativt, exempelvis att motivationen minskar hos enskilda medarbetare, och att risken för bedrägeri ökar.
- Denna kunskap är dock inte så utbredd ännu, och därför har det också varit svårt för företagsledningar att göra en korrekt bedömning av hur lönsam en digital kvittohantering egentligen är för företaget, säger hon.

Och enligt studien är det framförallt tre orsaker som gör att företagsledningar väljer att inte digitalisera sin kvittohantering:

  1. Det kostar för mycket.
    - Då tar man enbart hänsyn till vad förändringen kostar, och glömmer vad det idag kostar företaget att arbeta med ineffektiva processer och system. I studien finns en lättöverskådlig beräkningsmodell som ger en bra överblick över hur stor den existerande kostnaden faktiskt är, säger Ila Sabet Bergström.
  2. Svårt att integrera med befintliga IT-system.
    - Generellt sett är det inga problem för ett företag att integrera ett digitalt kvittohantertingssystem med befintlig IT struktur, då de flesta kvittohanteringssystem redan är ihopkopplade med de olika ekonomisystem som finns i Norden.
  3. Frågan är lågt prioriterad.
    - Företagsledningar tycker ofta att de potentiella besparingarna i kvittohanteringsprocessen är för små. Då underskattar man den positiva påverkan detta område faktiskt kan ha på verksamheten. Studien visar att medarbetare på företag med ett digitalt utvecklat kvittohanteringssystem är mer motiverade och mer benägna att följa legala regelverk. Dessutom minskar en digital hantering av kvitton risken för bedrägerier, jämfört med en helt manuell hantering, säger hon.

Ladda ned rapporten här

Det ultimata inom utläggs­hantering

  • Kopplar automatiskt ihop kvitton med rätt inköpsdata
  • Minimerar riskerna och sänker administrationskostnaderna
  • Sparar värdefull tid för både anställda och administratörer
  • Inköpsdata och kvitton skickas direkt till ert affärssystem

Smarta kvitton

Behöver du en skräddarsydd lösning?

När det gäller betalningar så har de flesta företag helt unika behov. Ett enkelt sätt att få en lösning som passar är att låta oss skräddarsy den. Ta kontakt med oss så berättar vi hur det går till.

Kontakta oss