Tavallisesti yrityksissä tehdään päivittäin lukuisia hankintoja, joita toiminnan sujuminen vaatii. Toisinaan hankinnat maksetaan kortilla, toisinaan laskulla. Virtuaalisia kortteja käyttämällä voidaan tehostaa toimintaa ja samalla säästää kustannuksissa.
Hankkii yritys sitten tusinan verran valkotaulukyniä tai 200 tonnia alumiinia, hankintaprosesseissa piilee säästömahdollisuuksia. Mutta samalla tavoin kuin tuotteet eroavat toisistaan, myös maksutapahtumien suorittamistavoissa on selviä eroja. Toisinaan joudutaan viikkoja tai kuukausia kestäviin neuvotteluihin, toisinaan kustannuksia leikataan kylmästi kitsastellen.
Maksamisen tavatkin ovat erilaisia, millä on myös suuri merkitys. Suurissa, harvakseltaan tehtävissä strategisissa hankinnoissa käytetään usein perinteisiä kaupan rahoitusratkaisuja. Pienemmät, päivittäiset ostot taas tehdään muilla maksuvälineillä, useimmiten yritysluottokorteilla tai -maksukorteilla.
Tämä ei ole välttämättä kirjanpidollisesti ongelmallista, mutta on haaste, että jotkin maksut tehdään oikopäätä yrityskorteilla (esimerkiksi ostettaessa kahvia toimistolle), ja toisaalta muita hankintoja (esimerkiksi ostettaessa laitteiden varaosia) maksetaan jälkikäteen laskulla. Toimittajalle tämä tarkoittaa epäselvyyksiä kassavirrassa, epätietoisuutta maksun tilanteesta ja niin edelleen. Pahimmassa tapauksessa toimittaja joutuu odottamaan maksua 3–4 kuukautta.
Ja tästä se vain pahenee. Mitä kauemmin maksu viipyy, sitä suuremmiksi kasvavat ostajan riskit, kuten maksut kahteen kertaan, petokset ja maksuviivästysmaksut. Suhteet toimittajan kanssa kärsivät joka kerta, ja se taas heikentää mahdollisuuksia neuvotella alennuksista.
On sekä ostajien että toimittajien onni, että saatavilla on virtuaalisiin yritystileihin perustuvia uusia ratkaisuja. Ne mahdollistavat hankintojen maksamisen nopeudella, jonka ei yleensä ole ajateltu koskevan korttipohjaisia maksutapoja.
Erittäin kalliiden hankintojen reaaliaikainen maksaminen automatisoi ostajien ja myyjien välillä tapahtuvat maksu- ja täsmäytysprosessit, ja toimittajat eivät enää joudu tiedustelemaan maksun tilannetta puhelinsoitoilla tai sähköpostiviesteillä. Ostajille aiheutuvat käsittelykustannukset sekä petoksiin ja kahteen kertaan maksamiseen tai maksamatta jättämiseen liittyvät riskit pienenevät.
Nopeammista ja virheettömämmistä maksuista saat tärkeitä hyötyjä, olipa sitten vastuullasi yrityksenne toimistotarvikevarasto tai tehtaanne tuotantolaitteisto.