Aivan liian monet yritykset käsittelevät edelleen paperikuitteja osana kulujenhallintaa, kun se on tosiasiassa täysin tarpeetonta. Nykyään on nimittäin olemassa useita tehokkaita ja helppokäyttöisiä työkaluja, joiden avulla yritykset voivat automatisoida kuittien hallinnan joko kokonaan tai osittain.

– Uskon, että yritykset käsittelevät edelleen paperikuitteja, koska he ajattelevat prosessin toimivan riittävän hyvin, eivätkä aina ymmärrä siihen liittyviä riskejä, sanoo Eurocardin Nordic Business Manager Mads Moesgaard.

Hän viittaa erityisesti kolmeen riskitekijään:

Paperikuitteja katoaa ja tuhoutuu helposti

– Työntekijät kadottavat kuitteja, toimittavat virheellisiä kuitteja tai paperikuitit ovat niin huonokuntoisia, ettei talousosasto voi yhdistää niitä kyseiseen ostokseen. Tämä on tietenkin suuri ongelma, sillä kuittien käsittelyssä on viime kädessä kyse työnantajan ja työntekijän välisestä luottamuksesta. Kuittihan on todiste siitä, että kulu on muodostunut.

Virheiden ja petosten riski kasvaa

– Monet talousosastot käsittelevät valtavia kuittimääriä. Jos useissa kuluraporteissa on virheitä, virheiden riski kasvaa. Pahimmassa tapauksessa nämä virheet voivat johtaa siihen, että sekä yritys että yksittäinen työntekijä rikkovat lakeja ja määräyksiä.

Hallinnointi vie paljon aikaa ja on kallista

– Kulujenhallintaprosessissa paperikuitin käsittely kestää paljon kauemmin kuin digitaalisen kuitin. Jos kuitti on lukukelvoton tai kadonnut, uutta kuittia on pyydettävä kuitin myöntäjältä tai on laadittava selvitys, josta käy ilmi samat tiedot kuin alkuperäisestä kuitista (ostopäivämäärä, summa ja mistä kulusta on kyse). Tämä voi kestää kauan. Lisäksi paperikuittien säilyttäminen ja arkistointi vievät aikaa ja tulevat kalliiksi.

Oletko kiinnostunut kuittien hallinnan digitalisoinnista?

Lue täältä, miten pääset nopeasti alkuun tai ota meihin yhteyttä.