Håndterer dere fortsatt papirkvitteringer i forbindelse med innkjøp og regnskap? Her gir vår ekspert Mads Moesgaard tre grunner til hvorfor dere bør slutte med det.
Altfor mange bedrifter bruker fortsatt papirkvitteringer som en del av utleggshåndteringen – og det er helt unødvendig. I dag finnes det nemlig flere effektive verktøy som er enkle å bruke og kan hjelpe til med å automatisere hele eller deler av kvitteringshåndteringen.
– Jeg tror bedrifter fortsatt bruker papirkvitteringer fordi de synes det fungerer godt og fordi de ikke er klar over hvilken risiko det faktisk innebærer, sier Mads Moesgaard, Nordic Business Manager i Eurocard.
Han peker spesielt på tre risikofaktorer:
Papirkvitteringer forsvinner og blir ødelagt
– Ansatte mister kvitteringer eller sender inn feil kvitteringer, eller papirkvitteringene er i så dårlig stand at det er umulig for økonomiavdelingen å knytte dem til det aktuelle kjøpet. I mange bedrifter er dette et stort problem, for når alt kommer til alt, er håndteringen av kvitteringer et spørsmål om tillit mellom arbeidsgiver og ansatt. Kvitteringen er et bevis på at utgiften faktisk er påløpt.
Faren for feil og svindel øker
– Mange økonomiavdelinger er hardt belastet med håndtering av et stort antall kvitteringer. Hvis det er feil i flere utgiftsrapporter, kan disse i verste fall føre til at både bedriften og den ansatte ikke opptrer i henhold til lovverket.
Tidkrevende og dyr administrasjon
– I utleggshåndteringsprosessen tar det mye lengre tid å behandle en papirkvittering enn en digital kvittering. Hvis kvitteringen er uleselig eller er borte, må man be utstederen om en ny kvittering eller selv opprette en ny, et såkalt internt bilag, og det kan ta tid. Det er dessuten både tidkrevende og dyrt å lagre og arkivere papirkvitteringer.
