På många företag använder medarbetarna privata kort när de handlar till firman på nätet. Det är inte heller ovanligt att de delar på ett och samma företagskort. – Ett virtuellt kort är både säkrare och smidigare, säger Patrik Nilsson på Eurocard.
Behovet av att köpa saker online ökar bland både privatpersoner och företag. Men hur gör man med nätköpen när medarbetarna jobbar från hemmakontoret?
Patrik Nilsson är Key Account Manager på Eurocard. Han får ofta höra att de anställda ogärna använder sina privata kort för utlägg i tjänsten. Och att dela på ett gemensamt plastkort är så gott som omöjligt vid distansarbete.
– Det är inte bara opraktiskt, det är också osäkert, säger han.
Han menar att en betydligt smartare lösning är att företaget skaffar ett eller flera virtuella kort, man kan till exempel ha ett per avdelning eller projekt.
– Med ett virtuellt kort slipper företaget oroa sig för att kortet ska försvinna och missbrukas. Dessutom är det mycket enklare för medarbetarna om de till exempel behöver jobba hemifrån.
Det virtuella kortet fungerar precis som ett vanligt plastkort. Med en viktig skillnad, det gäller bara för köp på nätet. En idealisk lösning för företags marknads-, personal- och IT-avdelningar som köper annonser, kampanjer eller som ska uppgradera programvarulicenser på exempelvis Facebook, LinkedIn, Google och Microsoft.
Administrationen förenklas
Men det är inte bara själva inköpen som blir smidigare för företagets marknads- och IT-avdelningar. Även administrationen av kvitton och fakturor blir betydligt enklare.
– Med ett virtuellt kort får man alla sina inköp på en enda faktura. Det brukar uppskattas eftersom företagen annars får separata fakturor från massor av olika leverantörer.
Här får man alltså en samlingsfaktura som betalas en gång i månaden. Om man vill kan man få en elektronisk faktura som skickas rakt in i företagets ekonomisystem.
– Självklart så sparar företaget massor av tid när de slipper mata in alla fakturor manuellt, säger Patrik Nilsson.
Företag som vill få ännu bättre översikt och kontroll över företagets alla betalningar har möjlighet att skaffa det digitala verktyget Eurocard Portal.
– Via Eurocard Portal kan man sätta köpgränser och se alla fakturerade transaktioner, det är ett bra sätt att få ännu bättre kontroll över företagets utgifter.
Tre fördelar med virtuella kort
- ingen risk att kortet kommer på villovägar
- alla inköp från olika leverantörer samlas på en faktura
- medarbetarna slipper använda sina privata kort
