En helt automatiserad process för utläggshantering kan ge besparingar på upp till 70 procent av tiden det tar att hantera utlägg, från transaktion till administration.

Tidsbesparingen motsvarar de kostnader som företag med manuella processer, ofta omedvetet, dras med. Det framgår av den rapport som Kungliga Tekniska Högskolan (KTH) i Stockholm tagit fram på uppdrag av Eurocard.

Digitala kvitton

Digitala kvitton har tidigare endast varit en teoretisk möjlighet. Men nu har flera länder i Norden kommit långt med både lagstiftning och standarder. Dessutom har den tekniska utvecklingen gått framåt, och nya lösningar gör att digital kvittohantering idag är enklare än vad många tror.

Företag som vill effektivisera utläggshanteringen kan därför komma långt, tack vare de nya möjligheter som finns tillgängliga. Det som däremot ofta står i vägen är beteendet hos medarbetare som inte är vana att hantera kvitton digitalt. Och just beteendeförändringen är något som är både kritiskt och komplext att få till.

Vad ska man då tänka på för att få en effektivare hantering? Här kommer tre övergripande riktlinjer att utgå ifrån:

Digitalisera kvittohanteringen. Via den app Eurocard erbjuder är det idag möjligt att skicka med digitala kopior av papperskvitton, direkt med transaktionerna, in i utläggshanteringssystemen.

Förenkla rutiner och verktyg. Se till att det är enkelt för medarbetarna att göra rätt genom att ha enkla och kraftfulla verktyg för digital hantering, och enkla processer att följa. Ett litet företag kan komma långt med kreditkort och mobilappar med daglig överföring av transaktioner.

Visa efterfrågan. Marknaden är idag under utveckling, men många aktörer avvaktar för att se hur stor efterfrågan är. När fler företag börjar efterfråga digitala kvitton istället för papperskvitton från tjänsteleverantörer, grossister, butiker och restauranger, så kommer det gå fort. Och det är ni, företagare och användare, som kommer vinna mest på detta.