Fortfarande hanterar alltför många företag papperskvitton som en del av sin utläggshantering – helt i onödan. Den 1 juli i år började en uppdaterad bokföringslag gälla i Sverige, som säger att företag inte längre behöver spara papperskvitton för bokföringen om de har förts över i ett digitalt format. Dessutom finns det idag flera effektiva verktyg som är lätta att använda och hjälper företag att automatisera hela eller delar av kvittohanteringen.

– Att företag ändå fortsätter hantera papperskvitton tror jag dels beror på att man tycker det fungerar tillräckligt bra som det är, dels att man inte alltid är medveten om vilka risker det faktiskt innebär, säger Mads Moesgaard Nordic Business Manager på Eurocard.

Framförallt pekar han på tre riskfaktorer:

Papperskvitton försvinner och förstörs

-Anställda tappar bort kvitton, skickar in fel kvitton, eller så är papperskvittona så illa tilltygade att det är omöjligt för finansavdelningen att koppla dem till det aktuella köpet. Det klart att detta innebär stora problem, kvittohantering är ju trots allt en förtroendefråga mellan arbetsgivaren och den anställde, där kvittot är beviset på att utlägget har skett

Risken för misstag och bedrägeri ökar

- Många finansavdelningar är hårt belastade, med ett stort antal kvitton att hantera. Om det då finns fel i flera utläggsrapporter så ökar förstås risken för misstag. I värsta fall kan dessa misstag leda till att både företag och den enskilde medarbetaren bryter mot lagar och regler.

Tidskrävande och dyr administration

- Ett papperskvitto tar betydligt längre tid att hantera i en utläggshanteringsprocess jämfört med ett digitalt kvitto. Är kvittot otydligt eller om det försvinner behöver man be utställaren om ett nytt kvitto eller skapa ett nytt själv, en så kallad bokföringsorder, vilket kan ta lång tid. Dessutom är det både tidskrävande och kostsamt att spara och arkivera papperskvitton.

Är du intresserad av att digitalisera kvittohanteringen?

Läs här hur ni snabbt kommer igång eller kontakta oss.