Sluta kämpa med papperskvitton och dålig överblick över kortköpen. Det finns enkla sätt att ta kontroll över utläggshanteringen. Vår expert Denise Winbäck berättar hur.
Nordiska företag har generellt kommit långt med att digitalisera sina arbetssätt. Däremot arbetar många fortfarande med manuella rutiner när det gäller kvitto- och utläggshantering. Denise Winbäck är kundansvarig på Eurocard och tror att en förklaring är att många företag inte riktigt mäktar med att ta ett helhetsgrepp om sin ekonomihantering och därför låter det fortsätta lite som det alltid har gjort.
-Men det krävs faktiskt inga stora förändringar för att få en betydligt bättre kontroll över utlägg och inköp och drastiskt minska den tid som anställda och chefer lägger på att redovisa och godkänna utlägg. Ofta kan små förändringar göra stor skillnad, säger hon.
Här är hennes tre bästa tips.
Välj rätt typ av företagskort
-En färsk undersökning visar att 43 procent använder sitt privata kort för att göra utlägg för jobbet och ytterligare 10 procent använder ett företagskort med personligt betalningsansvar. Detta skapar en onödig ”kreditstress” bland anställda och försvårar kortadministrationen för företaget. Mitt råd är därför att alltid använda företagskort där arbetsgivaren är ytterst betalningsansvariga. Då slipper medarbetare ligga ute med pengar, företaget får full kontroll över både kort och transaktionsdata och risken för bedrägeri minskar.
Läs mer om undersökningen här (pdf)
Lägg upp korten i en admin-portal
- Ekonomiansvariga ska inte behöva gissa hur många utlägg som är på gång och var någonstans inom företaget de görs. Ett sådant arbetssätt skapar inte bara frustration och osäkerhet, det riskerar också bli kostsamt för företaget. Allt blir så mycket enklare om man lägger upp företagskorten i en webportal, där den ansvarige administratören kan följa alla köp i realtid, sätta köpgränser och lägga till eller ta bort kort och konton. Fråga er kortleverantör vad de kan erbjuda.
Fotografera era papperskvitton
-Papperskvitton som försvinner eller förstörs ställer till problem på många ekonomiavdelningar. Tack och lov finns det appar som gör det möjligt att fotografera kvittot och para ihop det med rätt transaktion. Därefter skickas informationen automatiskt till företagets utläggshanteringssystem och godkänns av ansvarig chef. Låter smidigt eller hur?
