Den 1 juli i år skedde en uppdatering av bokföringslagen som ger svenska företag liknande förutsättningar som företag i Danmark, Finland och Norge, där det sedan länge räckt med digitala kvitton som underlag i bokföringen.

-Detta är glädjande och möjliggör stora tids- och kostnadsbesparingar för företagen, i och med att de nu slipper spara och arkivera stora mängder pappersdokument, säger Andreas Bremo, Head of Sales and Customer relations på Eurocard.

Men lagen betyder också att företag får bättre möjligheter att göra själva utläggshanteringen säkrare och mer kostnadseffektiv.

-Nu slipper man oroa sig för att papperskvitton ska förstöras, försvinna eller vara i ett för dåligt skick. Dessutom finns det många digitala lösningar och verktyg på marknaden som hjälper företag att spara både tid och pengar genom att digitalisera delar av eller hela utläggshanteringen.

För de som vill dra nytta av den nya lagen och arbeta effektivare och mer digitalt med sin kvittohantering har Andreas Bremo två tips på hur man börjar:

Kartlägg hur er utläggsprocess ser ut idag

-Börja från det ögonblick en medarbetare gör ett utlägg och gå därefter igenom varje moment tills utlägget är bokfört. Finns det några flaskhalsar i denna process? Vilka moment brukar ta onödigt mycket tid, orsaka irritation eller skapa osäkerhet hos medarbetarna? Fråga er också om det finns några delar i denna process som skulle tjäna på digitaliseras.

Ta reda på vilka digitala verktyg som kan hjälpa er

-Man kan spara flera minuter per utlägg, enbart genom att använda en app med kvittomottagningsteknik, istället för att manuellt hantera kvitton. Och väljer man att digitalisera hela utläggshanteringsprocessen, från köp till bokföring, kan man spara väldigt mycket tid, både som enskild medarbetare och som företag. Prata gärna med er kortleverantör om vad som är möjligt för ditt företag.

Läs rapporten: You don’t have to be smart – a report on digital receipts