Tidigare stal krånglig kvittohantering efter medie- och annonsköp mycket arbetstid för marknadschefen Anders Tärnell på Hertz. Då skaffade han ett virtuellt företagskort och minskade omgående sin administration med 80 procent.
Anders Tärnell är marknadschef på hyrbilsföretaget Hertz och har Sverige och Danmark som sina ansvarsområden. Tillsammans med ett team i respektive land arbetar han med att utveckla varumärket och marknadsföra Hertz i framförallt digitala kanaler.
- Vi köper mycket annonsering på Facebook, Instagram och Linkedin, men också prenumerationstjänster, exempelvis ljudfiler och liknande som vi behöver för att kunna göra bra kommunikation.
Fram till för ungefär tre år sedan gjorde han alla dessa inköp med sitt eget privata kreditkort.
- Till slut fungerade det inte. Det blev alldeles för stora summor och för mycket administration för mig, inte minst med kvittohanteringen från alla inköp på olika fakturor.
Allt på en faktura
Då rekommenderade hans HR-avdelning honom att skaffa ett virtuellt företagskort.
- Det har jag inte ångrat för det har varit väldigt befriande. Jag slipper ett fysiskt kort som jag kan tappa bort, alla kostnader kommer dessutom en gång i månaden på en elektronisk faktura som jag endast behöver gå igenom och godkänna, säger han.
Idag ägnar han betydligt mindre tid åt kvitton:
- I genomsnitt uppskattar jag att jag har minskat min administration med 80 procent sedan jag började använda det virtuella kortet.
En annan fördel är att kortet kan användas för olika typer av onlineköp inom olika avdelningar.
-Det är bra när man arbetar såpass utspritt som vi gör. Dessutom slipper kollegor ligga ute med egna pengar vilket har varit mycket uppskattat.
Full kontroll på alla utlägg
Som kortadministratör känner Anders Tärnell dessutom att han har full kontroll.
-Jag har överblick över allas utlägg och kan enkelt godkänna transaktionerna.
Det virtuella kortet har även underlättat för ekonomiavdelningen.
-Tillsammans har vi skapat bra rutiner. Idag har vi en mycket bättre uppföljning vilket även har gett positiva administrativa effekter på deras del av kvittohanteringen. Allt är mycket smidigare nu, säger han.
Om Hertz
Hertz Corporation eller Hertz är ett amerikanskt biluthyrningsföretag som grundades 1918. I Sverige är Hertz det största hyrbilsföretag med 220 kontor på 125 orter och med 500 anställda uppdelat på Hertz First Rent A Car AB samt ett nätverk av franchisetagare och agenter.
Om virtuellt kort:
Ett företagskort för smidigare onlineköp
- Ingen risk att kortet kommer på villovägar
- Alla inköp från olika leverantörer samlas på en elektronisk faktura
- Medarbetarna slipper använda sina privata kort.
