Utläggshanteraren
Här har vi samlat allt du behöver veta om utläggshanteraren.
Vanliga frågor och svar
Vad är utläggshanteraren?
Utläggshanteraren är en tjänst som gör:
- att korthållare enkelt kan rapportera utlägg och spara kvitton digitalt.
- en manager kan snabbt godkänna utläggen
- en controller kan sedan med bara ett knapptryck exportera utläggen till ekonomisystemet.
Hantering av företagsutlägg blir enklare för alla involverade.
Är utläggshanteraren ett passande system för oss?
Utläggshanteraren är perfekt för små företag som är trötta på att leta efter försvunna papperskvitton och krångla med utlägg och återbetalningar. Arbete som gör det komplicerat för alla involverade.
Fungerar utläggshanteraren med vårt bokföringssystem?
Ja, tjänsten kan kopplas till de flesta ekonomisystem. Eurocard har direkt integration med E-conomic, FortNox och våra CSV-exporteringar fungerar också väldigt bra.
I vilka länder är utläggshanteraren tillgänglig?
Tjänsten fungerar idag för företag i Norge, Sverige, Danmark och Finland.
Vem kan hantera utläggen och vilka behörigheter har dessa?
I ansökan för utläggshanteraren bestämmer företaget vem som ska administrera tjänsten. Den personen får automatiskt alla behörigheter och kan skapa andra administratörer, godkänna och neka utlägg samt exportera utlägg till ekonomisystemet. Detta kan ändras vid behov.
I utläggshanteraren går det att lägga till en eller flera användare med olika behörigheter:
- Administrator – kan ändra inställningar och lägga till nya användare.
- Manager – kan godkänna eller neka utlägg.
- Controller – kan exportera godkända utlägg till ert ekonomisystem.
Hur hanterar de anställda sina utlägg?
Alla anställda behöver ladda ner Eurocard Pro-appen, där de enkelt kan se alla sina utlägg, lägga till eller skanna papperskvitton samt ändra information om sina utlägg.
Guider/instruktioner
Hur kommer vi igång?
Efter att ni har beställt utläggshanteraren så får administratören ett mail med instruktioner om hur man loggar in och gör inställningar i verktyget. Här är en enkel startguide som hjälper dig att komma igång.
Om du behöver en mer detaljerad beskrivning om hur ni beställer utläggshanteraren, hur ni kommer igång med att sätta upp kategorier och konton, hur man använder appen Eurocard Pro, hur de anställda hanterar sina utlägg och skriver körjournaler så hittar du det guiden nedan. Du får också en beskrivning hur man kontrollerar och godkänner anställdas utlägg, och hur exporteringen till ekonomisystemet sätts upp.
Implementeringsguide för utläggshanteraren (PDF på engelska)
Hur rapporterar jag utlägg i Eurocard Pro-appen?
Med Eurocard Pro-appen kan du rapportera dina utlägg oavsett om du har använt ditt Eurocard företagskort eller om du har betalt själv. Du kan också göra milrapporter. Den här guiden visar hur du gör.
The Eurocard Pro app: How to submit expenses to your bookkeeper (PDF på engelska)
Hur skapar man en integration med ekonomisystemet?
I utläggshanteraren kan du exportera data till företagets ekonomisystem, om ni använder e-conomic, Fortnox, eller vill använda Excel-filer eller generella CVS-filer. I den här guiden förklarar vi hur det går till.
Så här gör du utläggshanteraren klar att använda.
För att göra utläggshanteraren klar att använda för alla inom företaget behöver den förberedas så att det blir enkelt för chefer, controllers och administratörer att använda den. I den här guiden visar vi dig hur du skapar konton, motkonton och exporterar data till ekonomisystemet.
The Expense manager portal: How to set up your expense management (PDF på engelska)
Hantera utläggen smidigare
Välj utläggshanteraren om ni vill ha en digital lösning från betalning till bokföring.
Kontakta Eurocard
Vill du ha hjälp med att hitta bästa lösningen för ditt företag? Tveka inte att kontakta oss så hjälper vi dig.