Nordiske bedrifter bruker svært mye tid på håndtering av kvitteringer, ofte helt unødvendig. En ny undersøkelse viser at opp mot 90 % av denne tiden kan reduseres ved hjelp av digitale løsninger.
- Hvis det er noe vi har lært de to siste årene, er det at vi gjør ting helt annerledes nå, og at mange bedrifter har blitt mye mer digitalisert enn de var for bare et år siden, sier Marianne Ovnerud, Key account manager hos Eurocard.
Så hvor står bedriftene i dag når det gjelder å digitalisere sine kvitteringer?
En ny undersøkelse av 235 organisasjoner i Norden, viser at bedrifter bruker svært mye tid på håndtering av kvitteringer, og at de ofte ikke er klar over hvor mye tid som sløses bort med manuelle prosesser.
Det finnes en rekke løsninger
- Nesten ingen av bedriftene i undersøkelsen har regnet på – eller har tenkt på å regne på – hvor mye tid de bruker på håndtering av kvitteringer, sier Marianne Ovnerud.
- Men man behøver egentlig ikke å bruke mye tid på dette. I dag finnes det en mengde digitale hjelpemidler og løsninger på markedet som er enkle å bruke, og som kan hjelpe bedriftene med å spare både tid og penger, legger hun til.
Undersøkelsen viser at tidsforbruket kan reduseres med opptil 80 % bare ved å ta i bruk en app med teknologi som kan håndtere mottak av kvitteringer, sammenlignet med å håndtere kvitteringene manuelt.
Ingen store investeringer
Grunnen til at mange bedrifter ikke benytter denne teknologien, er at de tror det er for dyrt.
- Men hvis man sammenligner det med tidskostnaden som de ansatte bruker på å håndtere kvitteringer, er plutselig ikke investeringen så stor, sier hun.
Direkte digitale kvitteringer er fremtiden
Men det Marianne Ovnerud tror kommer til å revolusjonere markedet, er direkte digitale kvitteringer, som kan redusere tidsforbruket med opptil 90 %. Dette er en løsning som allerede er tilgjengelig hos for eksempel taxiselskap, matvarekjeder og hotell i Norden, og som forventes å vokse kraftig i tiden fremover. Direkte digitale kvitteringer innebærer at det blir sendt en digital kvittering fra selgeren til kundens mobiltelefon der den matches med transaksjonen og sendes til kundens system for utleggshåndtering – helt uten menneskelig innblanding.
- Dette gjør det mulig å digitalisere hele prosessen med å håndtere kvitteringer, fra kjøp til bokføring. Med en slik prosess kan man spare enormt mye tid, både for hver enkelt medarbeider og for firmaet som helhet, noe vi også så i undersøkelsen, sier hun.
Hos Eurocard er direkte digitale kvitteringer en del av Smarte kvitteringer-løsningen.
3 viktige resultater fra undersøkelsen
- Nesten halvparten av alle bedriftene i undersøkelsen bruker fremdeles papirkvitteringer som den viktigste delen av bokføringen.
- 81 % av bedriftene i Norden krever at de ansatte skal digitalisere kvitteringene sine, men bare 49 % gir dem riktig verktøy til denne jobben.
- Direkte digitale kvitteringer kan redusere tiden som brukes på håndtering av kvitteringer med opptil 12,5 minutter per kvittering, sammenlignet med å håndtere papirkvitteringer.
