Nordiske virksomheder bruger rigtig meget tid på håndtering af kvitteringer, og ofte er det helt unødvendigt. En ny undersøgelse viser, at op til 90 % af den tid kan reduceres ved hjælp af digitale løsninger.
- Hvis der er noget, vi har lært i de seneste to år, så er det, at vi gør ting helt anderledes nu, og mange virksomheder er også meget mere digitaliserede end for bare et år siden, siger Jacob Storgaard, Key Account Manager hos Eurocard.
Så hvor står virksomheder i dag, når det handler om digitalisering af deres kvitteringer?
En ny undersøgelse med 235 virksomheder i Norden viser, at de bruger rigtig meget tid på håndtering af kvitteringer, og at de ofte er uvidende om den tid, de taber ved at bruge manuelle processer til håndteringen.
Der er masser af løsninger
- Næsten ingen af virksomhederne i undersøgelsen har regnet på eller overvejet at regne på den tid, de bruger på håndtering af kvitteringer, siger Jacob Storgaard.
- Men sådan behøver det ikke være. I dag findes der et stort udvalg af brugervenlige hjælpemidler og løsninger på markedet, som kan hjælpe virksomheder med at spare både tid og penge, tilføjer han.
Undersøgelsen viser, at virksomheder kan reducere tiden med op til 80% blot ved at begynde at bruge en app med teknologi til modtagelse af kvitteringer i stedet for at håndtere kvitteringer manuelt.
Ingen store investeringer
Mange virksomheder bruger ikke denne teknologi, fordi de tror, det er for dyrt.
- Men sammenligner man det med udgifterne til den tid, som de ansatte bruger på håndteringen af kvitteringer, er det pludselig ikke en så stor investering, siger han.
Direkte digitale kvitteringer er fremtiden
Men det, der ifølge Jacob Storgaard vil revolutionere markedet, er direkte digitale kvitteringer som kan nedbringe tidsforbruget med op til 90%. Denne løsning er allerede tilgængelig fx hos visse taxiselskaber, fødevareforretninger og hoteller i Norden, og forventes at vokse hurtigt i fremtiden. Direkte digitale kvitteringer betyder, at en digital kvittering sendes direkte fra forretningsstedet til kundens mobiltelefon, hvor den automatisk matches med den rigtige transaktion og sendes til kundens rejseafregningssystem uden nogen menneskelig indblanding.
- På den måde kan hele håndteringsprocessen af kvitteringer digitaliseres, fra køb til bogføring. Det betyder også, at man kan spare enormt meget tid, både som enkelt medarbejder og som virksomhed, hvilket vi også ser i undersøgelsen, siger han.
Hos Eurocard er direkte digitale kvitteringer en del af løsningen Smarte kvitteringer.
3 vigtige resultater fra undersøgelsen
- Næsten halvdelen af alle virksomheder i undersøgelsen bruger stadigvæk papirkvitteringer som en vigtig del af udlægsrapporteringen.
- 81% af virksomheder i Norden kræver, at deres ansatte skal digitalisere deres kvitteringer, mens blot 49% giver deres ansatte det rigtige værktøj, for at de kan gøre det.
- Direkte digitale kvitteringer kan reducere tidsforbruget til håndtering af kvitteringer med op til 12,5 minutter per kvittering sammenlignet med manuel håndtering af papirkvitteringer.
