Forestil dig en digital kvittering, som sendes til din mobil straks efter et køb, automatisk matches med den rette transaktion og overføres til jeres udlægshåndteringssystem. Det er allerede nu muligt takket være Smarte kvitteringer, en løsning der gør håndteringen af kvitteringer både sikrere og hurtigere.
En ny undersøgelse med 235 virksomheder i Norden viser, at virksomheder bruger rigtig meget tid på håndtering af kvitteringer, og at de ofte er uvidende om den tid, de taber ved at bruge manuelle processer til håndteringen. Næsten halvdelen af alle virksomheder i undersøgelsen bruger stadigvæk papirkvitteringer som den vigtigste del af udlægsrapporteringen.
- Virksomheder, der udelukkende benytter sig af manuelle processer, bruger næsten 14 minutter på at håndtere en enkelt papirkvittering, fra det øjeblik købet gennemføres til det bogføres. For en virksomhed, der håndterer 500 kvitteringer om måneden, svarer det til 115 arbejdstimer, siger Jacob Storgaard, Key Account Manager hos Eurocard.
Store tidsbesparelser med ny løsning
- Men alt dette kan ændre sig ved hjælp af direkte digitale kvitteringer, en løsning der for relativt nyligt er blevet introduceret på det nordiske marked, og som betyder, at en digital kvittering sendes direkte fra forretningsstedet til kundens mobiltelefon, hvor den matches med den rette transaktion og herefter sendes videre til virksomhedens udlægshåndteringssystem.
- Direkte digitale kvitteringer er en forudsætning for, at virksomheder kan digitalisere hele deres håndtering af kvitteringer. Undersøgelsen viser også, at virksomheder der benytter sig af direkte digitale kvitteringer kan håndtere en kvittering på under 1,5 minutter, hvilket svarer til ca. 11 arbejdstimer for en virksomhed, der håndterer 500 kvitteringer om måneden, en tidsbesparelse på 104 arbejdstimer, næsten 90%, sammenlignet med en helt manuel proces, siger Jacob Storgaard.
Færre fejl og lavere omkostninger
Hos Eurocard er direkte digitale kvitteringer en del af løsningen Smarte kvitteringer, som betyder at en virksomhed kan få en digital kvittering hele vejen fra køb til bogføring. Allerede i dag tilbyder et antal nordiske forretningssteder fx taxaselskaber, hoteller og fødevareforretninger Smarte kvitteringer.
- Smarte kvitteringer sparer tid både for den person, som foretager udlægget, og den der godkender det. Desuden betyder den fuldt digitaliserede proces, at ingen kvitteringer bliver ødelagt eller forsvinder. Det giver en håndtering af kvitteringer med meget færre fejl og betydeligt lavere administrationsomkostninger, siger Jacob Storgaard.
Sådan fungerer Smarte kvitteringer fra Eurocard:
- Du betaler med dit firmakort fra Eurocard.
- En digital kvittering sendes straks til din smartphone, hvor den matches med den rette transaktion og sendes videre til din virksomheds udlægshåndteringssystem. Hvis forretningsstedet ikke er tilmeldt Smarte kvittering, kan kortindehaveren selv tage et billede af kvitteringen og derefter nemt matche den med den rette transaktion i mobilen.
- Dermed er alting klart, så du kan sende udlægsrapporten videre til godkendelse.
