En ny undersøgelse viser, at mange virksomheder fortsætter med en manuel arbejdsgang på trods af fordelene ved digital håndtering af kvitteringer. - Det er en misforståelse, at digitalisering er dyr og besværlig. Faktum er, at besparelsen kan blive meget større end omkostningerne, siger Ila Sabet Bergström, chef for Sales & Customer Relationships hos Eurocard.
En helt ny undersøgelse, der kortlægger håndteringen af kvitteringer i 235 nordiske virksomheder, viser, at der ofte er stor forskel på, hvordan virksomhedernes ledelse og de ansatte, som dagligt arbejder med håndteringen af kvitteringer, ser på mulighederne og fordelene ved at arbejde mere digitalt.
- Der er forskel på, hvordan leder og de ansatte, der dagligt arbejder med håndteringen af kvitteringer, ser på mulighederne.
De, der arbejder tættest på systemerne oplever tydeligt udfordringerne ved manuel håndtering af kvitteringer og har derfor ofte lettere ved at se fordelene ved at arbejde mere digitalt, siger Ila Sabet Bergström.
Men undersøgelsen viser også, at manuel håndtering af kvitteringer har en negativ påvirkning flere steder i virksomheden fx ses at motivationen hos de ansatte falder, og at risikoen for bedrageri øges.
- Denne viden er dog ikke så udbredt endnu, og derfor har det også været svært for ledelserne i virksomhederne at foretage en korrekt vurdering af, hvor rentabel en digital kvitteringshåndtering egentlig er for den enkelte virksomhed, siger hun.
Slet ifølge undersøgelsen er der primært tre grunde til, at virksomhedsledelser vælger ikke at digitalisere slet håndtering af kvitteringerne:
- Det er for dyrt.
- Så tager man kun hensyn til, hvad ændringen koster, og glemmer, hvad det i dag koster virksomheden at arbejde med ineffektive processer og systemer. I undersøgelsen findes der en let overskuelig beregningsmodel, som giver et godt overblik over, hvor stor den eksisterende udgift faktisk er, siger Ila Sabet Bergström. - Det er svært at integrere med eksisterende IT-systemer
- Generelt er det ikke et problem for en virksomhed at integrere et digitalt kvitteringshåndteringssystem med den eksisterende it-struktur, da de fleste kvitteringshåndteringssystemer allerede er forbundet med de forskellige økonomisystemer i Norden. - Det prioriteres ikke højt.
- Virksomhedsledelser synes ofte, at de potentielle besparelser i forbindelse med håndteringsprocessen af kvitteringer er for små. Så undervurderer man den positive effekt, dette område faktisk kan have for virksomheden. Undersøgelsen viser, at medarbejdere i virksomheder med et digitalt udviklet udlægshåndteringssystem er mere motiverede og mere tilbøjelige til at følge gældende lovgivning. Desuden vil digital håndtering af kvitteringer mindske risikoen for svindel sammenlignet med manuel håndtering, siger hun.
