Slip for besværet med papirkvitteringer og få samtidig overblik over samtlige udlæg. Der er nemme måder at få kontrol over udlægshåndteringen på. Vores ekspert Jacob Storgaard, fortæller hvordan.
Generelt er nordiske virksomheder nået langt med hensyn til at digitalisere deres arbejdsmetoder. Men mange har imidlertid stadig manuelle rutiner, når det drejer sig om håndtering af kvitteringer og udlæg. Jacob Storgaard, som er kundeansvarlig hos Eurocard, mener, at en af forklaringerne er, at mange virksomheder ikke har en overordnet tilgang til deres økonomistyring og derfor stort set lader det fortsætte, som det altid har gjort.
– Men det kræver faktisk ikke de store ændringer at forbedre kontrollen med udlæg og indkøb markant og dermed drastisk reducere den tid, ansatte og ledere bruger på at rapportere og godkende udlæg. Små ændringer kan ofte gøre en stor forskel, siger Jacob.
Her er Jacob’s tre bedste tips.
Vælg den rigtige type firmakort
En nylig undersøgelse viser, at 43 % bruger deres private kort til udlæg på jobbet, og yderligere 10 % bruger et firmakort med personligt betalingsansvar. Det skaber unødvendig "kreditstress" blandt de ansatte, og gør kortadministrationen vanskeligere for virksomheden. Mit råd er derfor altid at bruge firmakort, hvor arbejdsgiveren har betalingsansvaret. På den måde slipper de ansatte for at lægge penge ud, virksomheden har fuld kontrol over både kort- og transaktionsdata, og risikoen for bedrageri reduceres.
Effektiv kortadministration via en portal
– Økonomiansvarlige bør ikke være nødt til at gætte på, hvor mange udlæg der afholdes, og hvor i virksomheden de afholdes. En sådan arbejdsmetode skaber ikke kun frustration og usikkerhed, den risikerer også at blive dyr for virksomheden. Alt bliver meget nemmere, hvis firmakortene administreres via en webportal, hvor den ansvarlige administrator kan følge alle køb i realtid, sætte købsgrænser og tilføje eller slette kort og konti. Spørg jeres kortudbyder, hvad de kan tilbyde.
Tag fotos af papirkvitteringer
– Papirkvitteringer, der forsvinder eller bliver ødelagt, skaber problemer for mange økonomiafdelinger. Heldigvis findes der app’s, som gør det muligt at tage et foto af kvitteringen og matche den med den rigtige transaktion. Oplysningerne sendes derefter automatisk til virksomhedens rejseafregningssystem, og godkendes af den ansvarlige leder. Det lyder nemt, ikke?
