Papirkvitteringer, der bliver ødelagt, forsvinder eller er af for dårlig kvalitet, er et tilbagevende problem hos mange virksomheder, viser en ny undersøgelse. Hos visse virksomheder mangler hver femte papirkvittering i udlægsrapporterne.
En helt ny undersøgelse, som kortlægger håndteringen af kvitteringer i 235 nordiske virksomheder viser, at mange virksomheder oplever, at deres håndtering af papirkvitteringer øger risikoen for svindel og giver virksomheden problemer med efterlevelsen af love og regler.
- De ansatte kommer til at smide kvitteringen væk, indsender en forkert kvittering eller også er papirkvitteringerne i en så dårlig stand, at det er umuligt for økonomiafdelingen at knytte dem til de pågældende køb, siger Mads Moesgaard, Nordic Business Manager hos Eurocard.
Risiko for svindel
En del virksomheder oplyser i undersøgelsen, at op imod 20 % af kvitteringerne mangler i de udlægsrapporter, som medarbejderne indsender til godkendelse. Og blandt de virksomheder, der bruger papirkvitteringer som den dominerende del af kvitteringshåndteringen, synes kun 24 %,at de har tilstrækkeligt gode processer til at forhindre svindel.
- Håndteringen af kvitteringer er i udstrakt grad et spørgsmål om tillid mellem arbejdsgiveren og medarbejderen, hvor kvitteringen er dokumentation for, at udlægget har fundet sted. På samme tid er mange økonomiafdelinger hårdt presset, da de skal håndtere et stort antal kvitteringer. Hvis der er fejl i flere udlægsrapporter, øges risikoen for fejl naturligvis, samtidig med at håndteringstiden pr. kvittering bliver længere, siger Mads Moesgaard.
Digitalisering er løsningen
Samtidig viser undersøgelsen, at dette problem forekommer i langt mindre grad hos virksomheder, der har digitaliseret håndteringen af kvitteringer. Og der kræves ingen større indsats for at opnå en positiv effekt.
- En app med en indbygget receipt capture function, dvs. at den enkelte kortindehaver kan ”fange” kvitteringen på mobiltelefonen og tage et billede af den, -mindsker risikoen for, at kvitteringerne forsvinder. Hvis kvitteringen desuden kan matches direkte med den rette transaktion i app´en, bliver det lettere at sikre kvitteringen er koblet til det rigtige køb
Virksomheder, som går endnu længere i deres digitaliseringsproces og bruger direkte digitale kvitteringer, kan stort set eliminere alle fejl i forbindelse med håndteringen af kvitteringer.
- Med direkte digitale kvitteringer, som betyder, at en digital kvittering sendes direkte fra indkøbsstedet til kundens mobiltelefon, hvor den automatisk matches med den rette transaktion og herefter sendes videre til virksomhedens udlægshåndteringssystem, er det stort set umuligt for kvitteringer at forsvinde eller blive ødelagt, inden de skal godkendes, siger Mads Moesgaard.
Hos Eurocard er direkte digitale kvitteringer en del af løsningen Smarte kvitteringer.
