Du er på den norske nettsiden. Velg ditt land for å se stedsspesifikt innhold.

Papirkvitteringer utgjør en fare for sikkerheten

Trend

Smarte kvitteringer

2 min

2021-08-30

En ny undersøkelse viser at papirkvitteringer som blir ødelagt, forsvinner eller har for dårlig kvalitet, er et vanlig problem i mange bedrifter. Hos noen av dem mangler hver femte papirkvittering i utleggsrapportene.

En helt ny undersøkelse som kartlegger håndteringen av kvitteringer i 235 nordiske organisasjoner, viser at mange bedrifter mener at rutinene rundt papirkvitteringer øker risikoen for svindel, og gjør det vanskelig for bedriften å etterleve lover og regler.

- De ansatte roter bort kvitteringer, sender inn feil kvittering, eller sender papirkvitteringer som er så uleselige at det er umulig for økonomiavdelingen å knytte dem til det aktuelle kjøpet, sier Mads Moesgaard, Nordic business manager hos Eurocard.

Fare for svindel

I undersøkelsen oppgir en del av bedriftene at opptil 20 % av kvitteringene mangler i utleggsrapportene fra de ansatte. Og hos de som hovedsakelig baserer seg på papirkvitteringer, mener bare 24 % at de har gode nok rutiner for å hindre svindel.

- Håndtering av kvitteringer er i høy grad en tillitssak mellom arbeidsgiveren og den ansatte, der kvitteringen er beviset på at utlegget har funnet sted. Samtidig er mange økonomiavdelinger hardt belastet med store mengder kvitteringer som skal håndteres. Hvis det da forekommer unøyaktigheter i flere utleggsrapporter, øker selvsagt faren for feil, samtidig som behandlingstiden per kvittering øker, sier Mads Moesgaard.

Digitalisering er løsningen

Samtidig viser undersøkelsen at disse problemene er langt sjeldnere hos bedrifter som har digitalisert håndtering av kvitteringene, og det skal dermed lite til for å oppnå positiv effekt.

- En app med en innebygd receipt capture function, altså at kortinnehaveren enkelt kan ”fange opp” kvitteringen på mobilen og ta bilde av den, reduserer faren for at kvitteringen blir borte. Hvis kvitteringen dessuten matches med transaksjonen i appen, blir det mye enklere å følge opp kjøpet.

Bedrifter som går enda lenger i digitaliseringen og bruker direkte digitale kvitteringer, kan generelt eliminere alle feil knyttet til håndtering av kvitteringer.

- Med direkte digitale kvitteringer, som innebærer at det sendes en digital kvittering rett fra selgeren til kundens mobiltelefon, der den matches med transaksjonen og deretter sendes videre til bedriftens system for utleggshåndtering, er det omtrent umulig at kvitteringer forsvinner eller ødelegges før de skal godkjennes, sier Mads Moesgaard.

Hos Eurocard er direkte digitale kvitteringer en del av Smarte kvitteringer-løsningen.

Last ned rapporten her

Det ulitimate innen utleggshåndtering

  • Kobler automatisk sammen kvittering med riktig innkjøpsdata
  • Minimerer risiko og reduserer administrasjonskostnadene
  • Sparer verdifull tid for både ansatte og administratører
  • Innkjøpsdata og kvitteringer sendes rett til bedriftens økonomisystem

Smarte kvitteringer

Trenger du en tilpasset løsning?

Den beste måten å finne den perfekte løsningen for bedriften din, er å la oss skreddersy den for deg. Ta kontakt med oss i dag, så gir vi deg mer informasjon.

Kontakt oss