En af de største hindringer for virksomheder i at opnå høj effektivitet i deres udlægshåndtering er medarbejdere, der bruger firmakort med privat betalingsansvar eller endda private kreditkort til deres udlæg.

Årsagen er, at alle transaktionsdata forbliver hos medarbejderne, indtil de har rapporteret deres udgifter. Det er således umuligt for virksomheden at holde øje med, hvilke udgifter der venter, indtil afregningerne indsendes.

Samtidig skal medarbejderne lægge ud med egne penge og vente på at blive kompenseret af virksomheden. Der er derfor gode grunde til at vælge et kreditkort, hvor virksomheden er ansvarlig for betalingen.

På trods af dette vælger mange virksomheder ikke at bære ansvaret.

I en rapport fra Eurocard i samarbejde med den Kungliga Tekniska Högskolan (KTH) fremgår det at kun 68 % af nordiske virksomheder udsteder kreditkort til medarbejdere, der har firmaudlæg. Blandt de virksomheder, der har den mest effektive udlægshåndtering, er tallet lidt højere - nemlig op til 80 %.

Øget kontrol og sikkerhed

Andre faktorer der taler for, at virksomheder bør vælge kreditkort med firmaansvar, er, at de også kan benytte muligheden til yderligere at forbedre kontrol og sikkerhed.

Avanceret software gør det fx muligt at gennemgå alle virksomhedens kort, ændre forhold og lukke dem om nødvendigt. Mobiltelefoner med de rigtige app’s kan gøre livet lettere for alle medarbejdere.

Opsummering

• Mange virksomheder mangler en klar politik for, hvilke kreditkort medarbejderne skal bruge til firmaudlæg.
• Kreditkort, hvor virksomheden har betalingsansvar, er det bedste grundlag for at etablere en effektiv automatiseret proces til udlægshåndtering.
• Ved brug af kreditkort, hvor virksomheden har betalingsansvar, får man bedre kontrol med, hvilke udlæg der foretages i virksomheden.
• Ny software gør det muligt at overvåge kort og ændre betingelserne i realtid.