En fuldt automatiseret proces for udlægshåndtering kan give besparelser på op til 70 % af den tid, det tager at håndtere udlæg fra transaktion til administration.

Tidsbesparelserne svarer til de omkostninger, som virksomheder med manuelle processer ofte ubevidst lever med. Det fremgår af rapporten fra den Kungliga Tekniska Högskolan (KTH) i Stockholm udarbejdet på vegne af Eurocard.

Digitale kvitteringer har tidligere kun været en teoretisk mulighed. Men nu er flere nordiske lande sammen kommet langt både mht. lovgivning og standarder. Derudover har den teknologiske udvikling bidraget til nye løsninger, der betyder, at digital administration af kvitteringer i dag er langt nemmere, end mange tror.

Virksomheder, der ønsker at strømline udlægshåndteringen, kan derfor komme langt, takket være de nye muligheder, der er til rådighed. Men det, der ofte står i vejen, er adfærden hos medarbejderne, der ikke er vant til at håndtere kvitteringer digitalt. Og adfærd er noget, der er både kritisk og komplekst at ændre på.

Hvad skal du overveje for at opnå en mere effektiv proceshåndtering? Her er tre generelle retningslinjer at begynde med:

Digitalisér dine papirbilag. Via Eurocards app er det i dag muligt at sende digitale kopier (fotos) af papirkvitteringer, samtidig med transaktionerne, til virksomhedens økonomisystem.

Forenkl rutiner og værktøjer. Gør det nemt for medarbejderne at gøre det rigtige ved at have enkle og kraftfulde værktøjer til digital styring samt enkle processer at følge. En lille virksomhed kan nå langt med kreditkort og mobilapp’s til daglig overførsel af transaktioner.

Definér efterspørgselsbehovet. Markedet er i dag under udvikling, men mange aktører venter på at se, hvor stor efterspørgslen bliver. Når flere virksomheder begynder at efterspørge digitale kvitteringer i stedet for de traditionelle papirbilag fra tjenesteudbydere, grossister, butikker og restauranter, så går det hurtigt. Og det er dig, som virksomhed og bruger, der vil få størst glæde af dette.