En medarbejder er på forretningsrejse. Når arbejdsdagen er forbi, vil hun gerne med et fly hjem, der afgår kl. 17, men virksomhedens rejsepolitik kræver, at hun vælger den laveste pris. Så hun er nødt til at vente til kl. 20, fordi denne flyafgang er 100 kr. billigere. Er det en god eller dårlig rejsepolitik?
–Dette er et eksempel på en rejsepolitik, som kan forbedres. Den virker restriktiv og tager ikke højde for, at medarbejderen har et liv uden for arbejdet, siger Jennie Jonasson, ansvarlig for Financial and Corporate Partner Sales på Eurocard.
For at etablere en god rejsepolitik kan det betale sig at gøre brug af rejsebureauernes solide viden om, hvordan man minimerer virksomhedens rejseomkostninger med skræddersyede aftaler med flyselskaber og hoteller. Derudover kan rejsebureauerne sørge for grønne rejsealternativer for at imødekomme tidens stigende krav til bæredygtighed samt være behjælpelige med at opbygge en god miljøprofil i virksomheden.
– Mange virksomheder har en kompliceret rejsepolitik, som man forventer, at medarbejderne sætter sig ind. Sandheden er, at det er der ganske få, der gør – hvis overhovedet nogen, siger hun og fortsætter:
-En rejsepolitik skal bygge på solid viden, og det har de 40 erhvervsrejsebureauer, som vi samarbejder tæt sammen med.
Erfaring skaber tryghed
En alt for detaljeret rejsepolitik, der er udarbejdet uden at tænke på dem, som skal anvende den, risikerer ikke at blive efterlevet. Samtidig er det vigtigt på en effektiv måde at kunne administrere virksomhedens omkostninger.
- Man opnår succes med sin rejsepolitik ved at kommunikere HVORFOR, man skal rejse på en fastlagt måde, og det er her vores partnere (erhvervsrejsebureauerne) er eksperter, siger Jennie Jonasson.
Hvordan ved man, om rejsepolitikken er god?
Ifølge Jennie Jonasson er det vigtigt at undersøge, om medarbejderne rent faktisk overholder politikken. Benytter man eksempelvis mange leverandører uden for politikken, er det et tegn på, at den ikke fungerer optimalt.
–En brugbar og transparent politik, der kan følges i et digitalt system, vil også blive efterlevet af medarbejderne.