Det eneste, Zofie Sandman skal gøre efter et køb, er at tage et billede af kvitteringen. Resten går af sig selv. – Nu laver jeg mine udgiftsrapporter på et par minutter. Førhen kunne det tage flere timer, siger hun.
Zofie Sandman tager sin mobiltelefon, Hun åbner Eurocard-appen og tager endnu et billede af en papirkvittering. Hun er etablerings- og ejendomschef i Teser Group (tidligere Eatery Sverige Group), tager hver måned på forretningsrejse og har mange udgiftsbilag.
– Ja, der er en del kvitteringer, der skal rapporteres, f.eks. parkeringer, forretningsfrokoster, togbilletter og hotelophold. Nogle kvitteringer er allerede digitale, men de fleste er stadig papirkvitteringer, siger hun.
Førhen var det tidskrævende og besværligt
– Sidst på måneden havde jeg bunker af papirkvitteringer, som skulle sorteres og tapes på et udskrevet Excel-ark sammen med en håndskrevet kommentar om, hvad udgiften drejede sig om. Det var tidskrævende, og samtidig var der en risiko for, at kvitteringerne kunne forsvinde eller blive ulæselige, siger hun.
Det ændrede sig alt sammen i begyndelsen af 2023, da hun begyndte at bruge Eurocard-firmakortet og den tilhørende app. Det tog kun et par minutter at knytte kortet til appen og sætte sig ind, hvordan man bruger den. Siden er hendes udgiftsrapportering blevet meget nemmere.
– Så snart jeg får en ny papirkvittering, tager jeg et billede af den med scannerfunktionen i appen. Det tager højst 20 sekunder. Man kan også bruge det almindelige mobilkamera, men jeg synes, at billederne af kvitteringerne bliver bedre med appen.
Nemmere på alle niveauer
Den scannede kvittering matches øjeblikkeligt og automatisk med den korrekte transaktion i appen. Samtidig registreres både købet og kvitteringen i det eksterne bogføringsprogram, virksomheden har integreret med Eurocards tjeneste.
– Ved månedens udgang får jeg en e-mail om, at jeg har en udgiftsrapport. I rapporten kan jeg se alle transaktioner med tilhørende kvitteringer. Når jeg har tjekket, at alt er i orden, sender jeg rapporten videre til min leder til endelig godkendelse, og det var det!
Zofie Sandman ser kun fordele ved, at virksomheder digitaliserer papirkvitteringer.
– Jeg sparer en masse tid, og det samme gør min leder og vores økonomiafdeling, og samtidig minimerer vi risikoen for, at kvitteringer forsvinder. Så det gør tingene lettere for os på alle niveauer, siger hun.
Læs mere om, hvordan du forenkler din håndtering af kvitteringer, her
