– I dag er der mange digitale løsninger og værktøjer på markedet, som kan hjælpe virksomheder med at spare både tid og penge ved at digitalisere en del af eller hele deres udgiftshåndtering, siger Andreas Bremo, Head of Sales and Customer Relations hos Eurocard.

Alligevel håndterer mange virksomheder stadig papirkvitteringer som et led i deres udgiftshåndtering, selvom undersøgelser viser, at det tager meget længere tid at behandle en papirkvittering end en digital kvittering*. Der er også en risiko for, at medarbejderne enten mister kvitteringer, indsender de forkerte kvitteringer, eller at kvaliteten af papirkvitteringerne er i så dårlig stand, at det er umuligt for økonomiafdelingen at matche dem med det korrekte køb.

Andreas Bremo foreslår, at de virksomheder, der er trætte af papirkvitteringer og ønsker at begynde at arbejde mere effektivt og digitalt med deres udgiftshåndtering, gør følgende to ting:

Kortlæg, hvordan jeres udgiftsproces ser ud i dag

– Begynd med det øjeblik, hvor en medarbejder afholder en udgift, og gennemgå derefter hvert trin, indtil udgiften bogføres. Er der flaskehalse i denne proces? Hvilke trin plejer at tage unødvendig tid og skaber irritation eller usikkerhed hos medarbejderne? Spørg også dig selv, om der er dele af den proces, som med fordel kan digitaliseres.

Find ud af, hvilke digitale værktøjer der kan hjælpe jer

– Man kan spare flere minutter pr. håndteret udgift alene ved at bruge en app, der kan håndtere kvitteringer, i stedet for at gøre det manuelt.
Og hvis man vælger at digitalisere hele udgiftshåndteringsprocessen, lige fra køb til bogføring, kan man spare en masse tid, både som medarbejder og som virksomhed. Tal eventuelt med jeres kortudbyder om, hvad der kan lade sig gøre i jeres virksomhed.

*Link til rapporten: You don’t have to be smart – a report on digital receipts