Helautomatiserede og centraliserede systemer er mere effektive end manuelle rutiner. Ikke alene reducerer de omkostningerne, men de giver også private og offentlige virksomheder bedre kontrol over de ansattes udlæg og minimere risikoen for at interne politikker ikke bliver overholdt.

Offentlige virksomheder, som kommuner, regioner og myndigheder, der er finansieret af skattekroner, kommer regelmæssigt i mediernes søgelys. Chefers og ansattes udlandsrejser og udlæg til repræsentation hagles igennem og ender ikke sjældent på løbesedlerne. Med et bedre system til kontrol af udlæggene kunne skandaler og svækket tillid med stor sandsynligvis være undgået.

Eksempelvis kan tydelige regler om udlæg til konferencer og rejser, kombineret med automatisering og centralisering af udlægshåndtering, minimere risikoen for fejl.

– Centraliserede processer, hvor virksomheden ejer og har kontrollen over udlægshåndteringen, giver mulighed for bedre kontrol og overensstemmelse med virksomhedens politikker. Det kan også have en potentiel indvirkning på brandet og de forskellige interessenters tillid til virksomheden, siger Niklas Arvidsson, professor ved Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm.

Sammen med sin kollega, ph.d. Richard Backteman, har han på vegne af Eurocard undersøgt, hvordan nordiske virksomheder håndterer de ansattes udlæg til rejser og relaterede udgifter. I undersøgelsen peger de på, hvordan effektiviteten ved automatiserede systemer tilmed kan bruges som et redskab til at forbedre forretningen – f.eks. i opfølgningen af hvordan sælgerne rejser effektivt, og at de møder de rigtige kunder.

En anden vigtig fordel ved robuste og effektive systemer er, at de kan bruges i forbindelse med opfølgning på miljøkonsekvenserne af virksomhedens rejseaktivitet. Måske flyver de ansatte unødigt meget eller ineffektivt og bidrager dermed til øget CO2-udslip.