– Det här är ett bra exempel på en dålig resepolicy som är alltför rigid och inte tar hänsyn till att den anställde har ett liv utanför sitt jobb, säger Søren Hammer, försäljningschef på Eurocard.

Han fyller på med ett annat exempel från verkligheten:

– Ett klassiskt misstag är att ha en väldigt komplex resepolicy som man förväntar sig att medarbetarna sätter sig in i väldigt noga. Sanningen är att få, om någon, gör det.

– Än värre blir det om man hårdnackat kräver att de anställda ska bete sig på ett sätt som man märker att de inte vill, kan eller önskar. Vissa går så långt som att skapa ”svarta listor” där man kan hamna om man inte följer policyn, säger Søren Hammer.

Ramar skapar trygghet

En alltför strikt resepolicy, som är framtagen utan att tänka på användarna, riskerar att skada företaget. På samma gång är det viktigt att hålla ordning på, och minska, företagets kostnader.

– En bra resepolicy är den som fungerar bra för medarbetarna på samma gång som den hjälper företaget att hålla kostnaderna nere. Det kan man säkerställa genom att kommunicera vad som är ok och vad som inte är det. Men framför allt varför det är som det är, säger Søren Hammer.

Ett sätt att underlätta för alla är enligt Søren Hammer om företaget står som ansvarigt för medarbetarnas kreditkort.

– Med ett kreditkort utställt på företaget behöver inte medarbetarna oroa sig för betalningen. Och för företaget är det lätt att hålla koll på kostnaderna på samma gång som man kan öka bestämma vilka ramar kortinnehavarna ska ha. Samtidigt får inköpsavdelningen bättre insikt om var och hur företagets pengar har använts, data kan användas till att anpassa resepolicyn.

Hur vet man om resepolicyn är bra?

Enligt Søren Hammer är det viktigt att undersöka om medarbetarna verkligen följer policyn. Anlitar man till exempel många leverantörer utanför policyn, är det en markering om att den inte fungerar.

– En rättvis och transparent policy som man kan följa i ett digitalt system kommer också att respekteras.

Han betonar att det finns också företag som testar alternativa resepolicyer eller att helt enkelt inte ha någon alls.

– Det finns också kostnader i samband med att ha en resepolicy. Det kräver resurser för intern styrning, uppföljningsmöten med leverantörer och så vidare.

Några företag väljer att ta bort begränsningarna och istället kontrollera användandet genom att samla och analysera den ekonomiska datan.