En medarbetare är på affärsresa. När arbetsdagen är slut skulle hon kunna hinna hem med ett flyg som går 17.00 men företagets resepolicy kräver att hon väljer det lägsta priset. Så hon måste vänta till 20.00 eftersom den resan är 100 kronor billigare. Är det en bra eller dålig policy?
– Det här är ett exempel på en resepolicy som kan förbättras, den är begränsande och tar inte hänsyn till att medarbetaren har ett liv utanför arbetet, säger Jennie Jonasson, ansvarig för Financial and Corporate Partner Sales på Eurocard.
För att åstadkomma en bra resepolicy lönar det sig att ta hjälp av resebyråernas gedigna kunskap om hur man minimerar ett företags resekostnader genom skräddarsydda avtal med flygbolag och hotell. Dessutom kan resebyråerna erbjuda miljömässigt hållbara resealternativ och hjälpa till att bygga en bra miljöprofil på företaget.
– Många företag har en väldigt komplicerad resepolicy, som man förväntar sig att de anställda sätter sig in i väldigt noga. Sanningen är att få, om någon, gör det, säger hon och fortsätter:
– En resepolitik ska byggas på gedigen kunskap, och det har de 40 affärsresebyråer som vi samarbetar tätt ihop med.
Erfarenhet skapar trygghet
En alltför detaljerad resepolicy, som är framtagen utan att tänka på användarna, riskerar att misslyckas. Samtidigt är det viktigt att effektivt kunna administrera företagets kostnader.
– En framgångsrik resepolicy får man genom att kommunicera varför man ska resa på ett bestämt sätt, och det är här våra partners (affärsresebyråerna) är experter, säger Jennie Jonasson
Hur vet man om resepolicyn är bra?
Enligt henne är det viktigt att undersöka om medarbetarna verkligen följer policyn. Anlitar man till exempel många leverantörer utanför policyn, är det en markering om att den inte fungerar optimalt.
– En användbar och transparent policy som kan följas digitalt kommer också att användas av medarbetarna.
Några företag väljer att ta bort begränsningarna och istället kontrollera användandet genom att samla och analysera den ekonomiska datan.