Den 1 juli i år började en uppdaterad bokföringslag gälla i Sverige, som säger att man inte behöver spara fysiska kvitton för bokföringen om de har överförts till ett digitalt format. Nu finns det alltså inte längre någon anledning att lägga tid och pengar på att hantera och arkivera papperskvitton, samtidigt som risken minimeras att kvitton förstörs eller försvinner.

Vill du börja digitalisera kvittohanteringen på ditt företag? Då kommer här 3 tips för att komma igång.

Digitalisera papperskvittot

Ett bra första steg är att börja använda en app för utläggshantering med en inbyggd ”receipt capture- funktion”. Med den kan medarbetaren enkelt skanna papperskvittot direkt efter köpet. Därmed har kvittot omvandlats till ett digitalt format, redo att skickas vidare till finansavdelningen.

Matcha det digitala kvittot med rätt transaktion

Vill man gå ett steg längre finns det även appar med en ”auto match-funktion”. Det innebär att appen automatiskt läser av det digitala kvittot och parar ihop det med rätt transaktion. Detta gör det mycket enklare för finansavdelningen att följa upp köpet.

Undersök möjligheten för digitala kvitton direkt från köpstället

Ett digitalt kvitto direkt från en handlare innebär att kvittot skickas direkt till kundens mobiltelefon, så fort ett köp har genomförts. I mobilen matchas kvittot med rätt transaktion och sedan skickas informationen vidare till företagets utläggshanteringssystem. Detta gör det i stort sett omöjligt att kvitton försvinner eller förstörs innan de ska godkännas. Hos Eurocard är detta en del av lösningen Smarta kvitton. Hör av dig till oss om du vill veta mer.