Masser af papirkvitteringer og omstændig udlægshåndtering hører fortiden til hos Eatery Group. Virksomheden fik med nye firmakort og smarte kvitteringer igen styr på tingene og sagde samtidig farvel til en masse administration.
Da Anders Sandkvist Pätsi tiltrådte som økonomichef i restaurant- og konferencevirksomheden Eatery i sensommeren 2022, opdagede han, hvor svært det var at få overblik over virksomhedens totale omkostninger.
– De ansatte betalte udlæg med deres private kort, og der blev afleveret papirkvitteringer fra højre og venstre – nogle af dem i dårlig stand. Jeg kunne heller ikke se, hvor mange udlæg, der var gang i, siger han.
Eatery-koncernen er desuden en stor og geografisk spredt organisation, hvor der dagligt afholdes en lang række udlæg, der omfatter alt lige fra indkøb af råvarer til betaling af transport i cateringafdelingen.
Anders Sandkvist Pätsi indså ret hurtigt, at der var brug for en helt ny forretningsgang og kontaktede derfor Eurocard.
Samlet gennemgang af udlægshåndteringen
– Vi havde i forvejen et par firmakort fra Eurocard, så jeg ringede til vores kontaktperson. Sammen gennemgik vi, hvordan vi håndterer udlægshåndteringen, og hvilke typer indkøb vi foretager, siger Anders Sandkvist Pätsi.
I dag bruger Eatery udelukkende firmakort fra Eurocard, hvor virksomheden har betalingsansvaret. På den måde slipper de ansatte for at lægge penge ud, og virksomheden har fuld kontrol over alle transaktionsdata. Alle kort kan desuden følges på Eurocard Portal, et webbaseret værktøj, som Anders Sandkvist Pätsi har adgang til.
Vi har reduceret den tid, vi bruger på udlægshåndtering, med mange timer hver uge
– Eurocard Portal har givet mig totalt overblik og kontrol. Jeg kan i realtid se alle de køb, der foretages med kortene, sætte købsgrænser, bestille nye kort og om nødvendigt spærre kort, siger han og fortsætter:
Sparer mange timers arbejde
Eatery har også i nogen tid benyttet tjenesten Smarte kvitteringer, som gør det muligt for de ansatte at tage et foto af en papirkvittering umiddelbart efter købet, matche den med den rigtige transaktion i Eurocard-appen og sende den videre til godkendelse.
– Nu håndterer vi langt færre papirkvitteringer end tidligere. Jeg er med de nye firmakort, Eurocard portalen og Smarte kvitteringer overbevist om, at vi har reduceret den tid, vi bruger på udlægshåndtering, med mange timer hver uge.
Nu kan Pätsi i stedet bruge sin tid på bl.a. at arbejde med Eaterys forretningskoncept.
– Vores branche udvikler sig hurtigt, og vi havde brug for en betalingsløsning, der udvikler sig i samme tempo som virksomheden. Det har vi nu.
Om Eatery
Eatery-koncernen er en konceptkæde med restauranter og konferencer og en vision om at blive Nordeuropas førende mad- og konferenceaktør for alle aldre. Eatery Sverige har i dag 19 restaurant- og konferencefaciliteter i områderne Stockholm, Malmø, Lund og Mölndal. Derudover er der flere Eatery-steder i Åre og i Arlanda lufthavn. Ud over at drive restauranter tilbereder og leverer virksomheden mad til børnehaver, skoler, gymnasier og ældreboliger.
