– Det her er et godt eksempel på en dårlig rejsepolitik, der er alt for stram og ikke tager højde for, at medarbejderen har et liv uden for arbejdet, siger Søren Hammer, salgsdirektør hos Eurocard.

Han kommer med et andet eksempel fra virkeligheden:

– En klassisk fejl er at have en meget kompliceret rejsepolitik, som det forventes, at medarbejderne sætter sig godt og grundigt ind i. Sandheden er, at det er der ganske få, der gør – hvis overhovedet nogen.

– Endnu værre bliver det, hvis en virksomhed hårdnakket kræver, at medarbejderne skal agere på en måde, som man oplever, at de ikke vil, kan eller ønsker. Nogle går så langt som til at skabe "sorte lister", hvor man kan ende, hvis man ikke overholder rejsepolitikken, siger Søren Hammer.

Rammer skaber tryghed

En alt for striks rejsepolitik, der er udarbejdet uden at tænke på dem, som skal anvende den, risikerer at skade virksomheden. Samtidig er det vigtigt at holde styr på og reducere virksomhedens omkostninger.

– En god rejsepolitik er en, der fungerer godt for medarbejderne og samtidig hjælper virksomheden med at holde omkostningerne nede, understreger Søren Hammer. Det kan man sikre ved at kommunikere, hvad der er ok, og hvad der ikke er. Men frem for alt, HVORFOR det er, som det er.

En måde at gøre det lettere for alle på er ifølge Søren Hammer, at virksomheden står som ansvarlig for medarbejdernes kreditkort:

– Med et kreditkort, der er udstedt til virksomheden, skal den enkelte medarbejder ikke bekymre sig om betalingen. Og for virksomheden er det nemt at holde styr på omkostningerne og på samme tid i højere grad bestemme, hvilke rammer der gælder for kortindehaveren. Samtidig ​​får indkøbsafdelingen større indsigt i, hvor og hvordan virksomhedens penge bliver brugt – data kan bruges til at tilpasse rejsepolitikken.

Hvordan ved man, om rejsepolitikken er god?

Ifølge Søren Hammer er det vigtigt at undersøge, om medarbejderne rent faktisk overholder politikken. Benytter man eksempelvis mange leverandører uden for politikken, er det et tegn på, at den ikke fungerer optimalt.

– En retfærdig og transparent politik, der kan følges i et digitalt system, vil også blive respekteret."

Han understreger, at der også findes virksomheder, der tester alternative rejsepolitikker eller slet ikke har nogen overhovedet.

– Der er også omkostninger forbundet med at have en rejsepolitik. Det kræver ressourcer til intern ledelse, opfølgningsmøder med leverandører og så videre.

Nogle virksomheder vælger at fjerne restriktionerne og i stedet kontrollere adfærden ved at indsamle og analysere data.