Er din virksomhed en af dem, der stadig håndterer papirkvitteringer i forbindelse med indkøb og bogføring? Her giver vores ekspert Mads Moesgaard tre grunde til, at man straks bør holde op med det.
Alt for mange virksomheder håndterer stadig papirkvitteringer som en del af deres udgiftshåndtering – og det er helt unødvendigt. I dag findes der nemlig flere effektive værktøjer, som er nemme at bruge, og som hjælper virksomheder med at automatisere hele eller dele af kvitteringshåndteringen.
– Jeg tror, at virksomheder stadig håndterer papirkvitteringer, fordi de synes, det fungerer godt nok, som det er, og fordi de ikke altid er klar over de risici, det faktisk medfører, siger Mads Moesgaard, Nordic Business Manager i Eurocard.
Han peger især på tre risikofaktorer:
Papirkvitteringer forsvinder og bliver ødelagt
– Medarbejderne mister kvitteringer, indsender forkerte kvitteringer, eller papirkvitteringerne er i så dårlig stand, at det er umuligt for økonomiafdelingen at knytte dem til det pågældende køb. Det er klart, at det giver store problemer, for når alt kommer til alt, er håndteringen af kvitteringer et spørgsmål om tillid mellem arbejdsgiver og medarbejder, fordi kvitteringen er bevis for, at udgiften er blevet afholdt.
Risikoen for fejl og bedrageri stiger
– Mange økonomiafdelinger er hårdt bebyrdet med håndtering af et stort antal kvitteringer. Hvis der er fejl i flere udgiftsrapporter, øges risikoen for fejl. Disse fejl kan i værste fald føre til, at både virksomheden og den enkelte medarbejder overtræder love og regler.
Tidskrævende og dyr administration
– I udgiftshåndteringsprocessen tager det meget længere tid at behandle en papirkvittering end en digital kvittering. Hvis kvitteringen er ulæselig eller er blevet væk, er man nødt til at bede udstederen om en ny kvittering eller selv oprette en ny, et såkaldt internt bilag, og det kan tage lang tid. Desuden er det både tidskrævende og dyrt at gemme og arkivere papirkvitteringer.
