En fullstendig automatisert prosess for utleggshåndtering og kostnadsstyring, kan gi besparelser på opptil 70 % av tiden det tar å manuelt håndtere utgifter – fra transaksjon til administrasjon.

Tiden du sparer tilsvarer kostnadene som virksomheter med manuelle prosesser – ofte uvitende – drar med seg. Dette fremgår av rapporten fra Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm, på vegne av Eurocard.

Digitale kvitteringer har tidligere kun vært en teoretisk mulighet. Men nå har flere nordiske land kommet langt med både lovgivning og standarder. I tillegg har den teknologiske utviklingen gått fremover, og nye løsninger gjør at digital kvitteringshåndtering nå er mye enklere enn mange tror.

Bedrifter som ønsker å effektivisere utleggshåndteringen sin kan derfor komme langt, takket være de nye mulighetene som er tilgjengelige. Det som ofte står i veien er imidlertid atferd hos ansatte, som ikke er vant til å håndtere kvitteringer digitalt. Og akkurat atferdsendring er noe som er både kritisk og komplisert å få til.

Hva bør du tenke på for å få mer effektiv håndtering? Her er tre generelle retningslinjer – sånn til å begynne med:

Digitaliser kvitteringsadministrasjonen. Via Eurocard-appen er det i dag mulig å sende digitale kopier av papirkvitteringer sammen med transaksjonene direkte til reiseregningssystemet.

Gjør rutiner og verktøy enklere. Gjør det så lett som mulig for de ansatte å gjøre det riktig, ved å bruke både verktøy og prosesser som er greie å håndtere og følge. En liten bedrift kan komme langt med kredittkort og mobilapp, med daglige overføringer av transaksjoner.

Vis etterspørsel. Markedet er i utvikling, men mange aktører sitter på gjerdet for å se hvor stor etterspørselen er. Når flere bedrifter begynner å be om digitale kvitteringer i stedet for papirkvitteringer fra tjenesteleverandører, grossister, butikker og restauranter, vil det gå raskt. Og det er dere, gründere og brukere, som vil få mest mulig ut av dette.