Du behøver ikke å slite med papirkvitteringer og dårlig oversikt over hva de ansatte bruker penger på. Det finnes nemlig enkle måter å ta kontroll over utleggshåndteringen på. Vår ekspert Hanne Bakke, kundeansvarlig i Eurocard, forteller deg hvordan.
Generelt har nordiske bedrifter kommet langt i å digitalisere sine måter å jobbe på. Mange har imidlertid fortsatt manuelle rutiner når det gjelder håndteringen av kvitteringer og utlegg. Hanne Bakke er kundeansvarlig i Eurocard og mener at en av forklaringene til det, er at mange bedrifter ikke helt har tid til å tenke helhetlig rundt økonomistyringen og derfor fortsetter som man alltid har gjort.
– Men det kreves faktisk ingen store endringer for å få vesentlig bedre kontroll over utlegg og innkjøp, og dermed drastisk redusere tiden ansatte og ledere bruker på rapportering og godkjenning av utlegg. Ofte kan små endringer gjøre en stor forskjell, sier Bakke.
Her er Hanne Bakkes tre beste tips:
Velg riktig type firmakort
– En fersk undersøkelse viser at 43 % bruker sitt private kort til å betale for jobbutlegg , og ytterligere 10 % bruker et firmakort med personlig betalingsansvar. Dette skaper et unødvendig "kredittstress" blant de ansatte og kompliserer kortadministrasjonen for bedriften. Mitt råd er derfor å alltid bruke firmakort der arbeidsgiver til syvende og sist er ansvarlig for betalingen. Da slipper de ansatte å legge ut, bedriften får full kontroll over både kort- og transaksjonsdata og risikoen for svindel reduseres.
Registrer kortene i en administrasjonsportal
– Økonomisjefer skal slippe å måtte gjette hvor mange utlegg som pågår, og hvor i bedriften de gjøres. En slik måte å jobbe på skaper ikke bare frustrasjon og usikkerhet, den risikerer også å bli kostbar for bedriften. Alt blir så mye enklere hvis firmakortene registreres i en nettportal, der ansvarlig administrator kan følge alle kjøp i sanntid, sette kjøpsgrenser og legge til eller fjerne kort og konti. Spør kortleverandøren din hva de kan tilby av slike løsninger.
Ta bilder av papirkvitteringene deres
– Papirkvitteringer som går tapt eller ødelegges, skaper ofte problemer i mange økonomiavdelinger. Heldigvis finnes det apper som lar deg ta bilde av kvitteringen og koble den til riktig transaksjon. Dette sendes deretter automatisk til bedriftens utleggshåndteringssytem og godkjennes av ansvarlig leder. En smidig løsning, ikke sant?
