Til tross for fordelene med digital håndtering av kvitteringer, viser en ny undersøkelse at mange bedrifter fortsetter å håndtere dem manuelt. - Det råder en misforståelse om at digitalisering er dyrt og komplisert. Faktum er at besparelsen kan bli mye større enn kostnaden, sier Ila Sabet Bergström, leder av Corporate Segment hos Eurocard.
En helt ny undersøkelse som kartlegger håndteringen av kvitteringer i 235 nordiske organisasjoner, viser at det ofte er stor forskjell på hvordan bedriftsledelsen og de som jobber med håndtering av kvitteringer til daglig, ser på mulighetene og fordelene ved å jobbe mer digitalt.
- Vi ser et sprik. De som jobber nærmest systemene opplever tydeligst utfordringene med å håndtere papirkvitteringer manuelt, og har derfor lettere for å se hvilke fordeler det er ved å jobbe mer digitalt, sier Ila Sabet Bergström.
Men undersøkelsen viser også at manuell håndtering av kvitteringer påvirker andre områder av bedriften negativt, for eksempel at motivasjonen synker hos enkelte ansatte, og at faren for svindel øker.
- Denne kunnskapen er enn så lenge ikke så godt kjent, og derfor har det også vært vanskelig for bedriftsledelsen å gjøre en korrekt vurdering av hvor lønnsomt digital håndtering av kvitteringer egentlig er for bedriften, sier hun.
Og ifølge undersøkelsen er det fremfor alt tre årsaker til at bedriftsledelsen velger ikke å digitalisere håndteringen av kvitteringer:
- Det koster for mye.
- Det tas bare hensyn til hva endringen koster, og så glemmer man hva ineffektive prosesser og systemer koster. I undersøkelsen finnes det en oversiktlig beregningsmodell som gir et godt bilde av hvor stor den eksisterende kostnaden er, sier Ila Sabet Bergström. - Vanskelig å integrere med eksisterende IT-systemer.
- Generelt er det ikke vanskelig for bedriften å integrere et digitalt system for håndtering av kvitteringer med den eksisterende IT-strukturen. De fleste systemer som håndterer kvitteringer er allerede sammenkoblet med de forskjellige økonomisystemene som finnes i Norden. - Temaet har lav prioritet.
- Bedriftsledelsen mener ofte at de potensielle besparelsene i prosessen med håndtering av kvitteringer, er for små. Her undervurderer man den positive effekten dette faktisk kan ha for bedriften. Undersøkelsen viser at de ansatte i bedrifter med et digitalt utviklet system for håndtering av kvitteringer er mer motiverte og oftere følger de juridiske regelverk. Dessuten reduserer digital håndtering av kvitteringer faren for svindel, sammenlignet med en helt manuell håndtering, sier hun.
