Zofie Sandman trenger bare å ta bilde av papirkvitteringen etter et kjøp. Resten går av seg selv. – Nå lager jeg mine utleggsrapporter på bare et par minutter. Tidligere kunne det ta flere timer, sier hun.
Zofie Sandman tar frem mobiltelefonen, åpner Eurocard-appen og tar bilde av nok en papirkvittering med vant hånd. Som etablerings- og eiendomssjef i Teser Group (tidligere Eatery Sverige Group) er hun på tjenestereiser hver måned. Det blir derfor mange utleggskvitteringer.
– Ja, det er mange kvitteringer som skal rapporteres, for eksempel for parkeringer, forretningslunsjer, togbilletter og hotellovernattinger. Noen kvitteringer er selvsagt allerede digitale, men de fleste er fortsatt papirkvitteringer, sier hun.
Før var det å skrive reiseregninger noe Zofie Sandman syntes var både vanskelig og uoversiktlig.
Før var det tidkrevende
– Mot slutten av måneden hadde jeg bunker med papirkvitteringer som måtte sorteres og teipes fast på et Excel-ark sammen med en håndskrevet kommentar om hva utlegget gjaldt. Det var tidkrevende, samtidig som det var en fare for at kvitteringer kunne forsvinne eller bli uleselige, forteller hun.
Alt endret seg i begynnelsen av 2023, da hun begynte å bruke Eurocard firmakort og den tilhørende appen. Det tok bare noen minutter å koble kortet til appen og gjøre seg kjent med navigeringen. Siden da har utleggsrapporteringen blitt mye enklere.
– Så snart jeg får en ny papirkvittering, tar jeg bilde av den med skannefunksjonen i appen. Det tar maks 20 sekunder. Man kan også bruke det vanlige mobilkameraet, men jeg synes bildene av kvitteringene blir bedre med skanneren i appen.
Lettere i alle ledd
Bildet av kvitteringen blir umiddelbart og automatisk knyttet til riktig transaksjon i appen. Samtidig registreres både kjøpet og kvitteringen i reiseregningssystemet som bedriften har integrert med Eurocard-tjenesten.
– I slutten av måneden får jeg e-postvarsel om at jeg har en utleggsrapport. I rapporten ser jeg alle transaksjoner med tilhørende kvitteringer. Etter å ha sjekket at alt stemmer, sender jeg rapporten videre til min overordnede for endelig godkjenning, og så er rapporteringen ferdig!
Zofie Sandman ser bare fordeler med at bedrifter digitaliserer papirkvitteringer.
– Jeg sparer mye tid, og det samme gjør min overordnede og økonomiavdelingen, pluss at vi minimerer faren for at kvitteringer forsvinner. Så for oss gjør det ting lettere i alle ledd, sier hun.
Les mer om hvordan du forenkler håndtering av kvitteringer her
