– I dag finnes det mange digitale løsninger og verktøy på markedet som hjelper bedrifter med å spare både tid og penger ved å digitalisere hele eller deler av utleggshåndteringen, sier Andreas Bremo, Head of Sales and Customer Relations hos Eurocard.

Likevel er det fortsatt mange bedrifter som håndterer papirkvitteringer som en del av utleggshåndteringen, til tross for at undersøkelser viser at det tar betydelig lengre tid å behandle en papirkvittering sammenlignet med en digital kvittering*. Det er også en fare for at ansatte mister kvitteringer eller sender inn feil kvitteringer, eller at papirkvitteringene er så ødelagte at det er umulig for økonomiavdelingen å knytte dem til det aktuelle kjøpet.

For bedrifter som er lei av papirkvitteringer og ønsker å jobbe mer effektivt og digitalt med håndteringen av kvitteringer, foreslår Andreas Bremo følgende to ting:

Kartlegg dagens utleggsprosess

– Start i det øyeblikket en ansatt foretar et utlegg, og gå deretter gjennom hvert enkelt trinn til utlegget er bokført. Finnes det noen flaskehalser i denne prosessen? Hvilke trinn har en tendens til å ta unødig mye tid eller skape irritasjon eller usikkerhet blant de ansatte? Spør dere også selv om det er noen deler av denne prosessen som med fordel kan digitaliseres.

Finn ut hvilke digitale verktøy som kan hjelpe dere

– Du kan spare flere minutter per behandlet utlegg ved å bruke en app med teknologi for mottak av kvitteringer, i stedet for å håndtere kvitteringene manuelt. Og hvis du velger å digitalisere hele utleggshåndteringen, fra kjøp til bokføring, kan du spare veldig mye tid, både som ansatt og bedrift. Ta gjerne en prat med din leverandør av firmakort om hva som er mulig for dere.

*Lenke til rapporten: You don't have to be smart – a report on digital receipts