Håndtering av kvitteringer etter medie- og annonsekjøp stjal mye av arbeidstiden for markedssjef i Hertz, Anders Tärnell. Etter at han skaffet seg et virtuelt firmakort, reduserte han umiddelbart sin administrasjon med 80 %.
Anders Tärnell er markedssjef i bilutleiefirmaet Hertz, og har Sverige og Danmark som ansvarsområde. Sammen med et team i hvert land jobber han med å utvikle merkevaren og markedsføre Hertz, hovedsakelig i digitale kanaler.
– Vi kjøper mange annonser på Facebook, Instagram og LinkedIn, men også abonnementstjenester som lydfiler og annet som vi trenger for å lage god kommunikasjon.
Frem til for ca. 3 år siden brukte han sitt eget private kredittkort til disse innkjøpene.
– Til slutt gikk det ikke lenger. Det ble for store summer og for mye administrasjon for meg, ikke minst med håndtering av kvitteringer fra alle kjøpene på så mange forskjellige fakturaer.
Alt på én faktura
Da anbefalte HR-avdelingen ham å skaffe et virtuelt firmakort.
– Det angrer jeg ikke på, for det har vært veldig befriende. Jeg slipper å ha et fysisk kort som det er lett å miste, alle kostnader kommer én gang i måneden på én elektronisk faktura, og det eneste jeg trenger å gjøre er å sjekke fakturaen og godkjenne den, sier han.
I dag bruker han adskillig mindre tid på kvitteringer:
– I snitt tenker jeg at jeg har redusert min administrasjon med 80 %, etter at jeg begynte å bruke det virtuelle kortet.
En annen fordel med kortet er at det kan brukes av flere avdelinger som har behov for å handle på nettet.
– Det er bra når man jobber såpass spredt som vi gjør. Dessuten slipper mine kolleger å legge ut privat, noe de selvsagt er veldig glade for å slippe.
Full kontroll over alle utlegg
Som kortadministrator føler Anders Tärnell dessuten at han har full kontroll.
– Jeg har oversikt over alles utlegg, og kan enkelt godkjenne transaksjonene.
Det virtuelle kortet har også gjort det enklere for økonomiavdelingen.
Sammen har vi laget gode rutiner. I dag har vi en mye bedre oppfølging. Det har gitt gode administrative resultater på deres del av utleggshåndteringen. Alt går mye smidigere nå, sier han.
Om Hertz
Hertz Corporation eller Hertz, er et amerikansk bilutleiefirma som ble grunnlagt i Chicago i 1918. Selskapet er i dag blant de største i verden innen utleie av personbiler, varebiler, minibusser og tilhengere.
Om virtuelle kort:
Et firmakort for smidigere kjøp på nettet
- Ingen fare for at kortet kommer på avveie
- Alle innkjøp fra bedriftens leverandører samles på én elektronisk faktura.
- De ansatte slipper å bruke sine private kort.
