En ansatt på forretningsreise rekker ikke flyet sitt hjem kl 17, når arbeidsdagen er over. Bedriftens reisepolicy krever at hun velger den laveste billettprisen, så hun må vente til hun får en rimeligere reise hjem kl 20, siden billetten koster 100 kroner mindre. Er det en god eller dårlig reisepolicy?
- Dette er et godt eksempel på dårlig reisepolicy, som er firkantet og ikke tar hensyn til det faktum at den ansatte har et liv utenfor jo
bben sin, sier Søren Hammer, salgssjef i Eurocard.
Han har flere eksempler fra virkeligheten:
- En klassisk feil er å ha en veldig kompleks reisepolicy, som du forventer at de ansatte setter seg nøye inn i. Det er faktisk få, om i det hele tatt noen, som gjør det.
- Enda verre er det hvis man hardnakket krever at de ansatte skal oppføre seg på en måte de egentlig ikke vil, kan, eller ønsker. Noen går så langt som å lage «svartelister» der navnet ditt kan bli oppført hvis du ikke overholder bedriftens reisepolicy, forteller han videre.
Rammer skaper trygghet
Altfor streng reisepolicy i bedriften – som er utviklet uten tanke på eller hensyn til brukerne – risikerer å skade bedriften. Samtidig er det viktig å følge med på og ha kontroll over kostnadene i bedriften.
- En god reisepolicy er den som fungerer bra for de ansatte samtidig som den hjelper bedriften med å holde kostnadene nede. Dette kan sikres ved å kommunisere hva som er ok og hva som ikke er det. Men fremfor alt er det viktig å kommunisere hvorfor det er som det er, sier Hammer.
Ifølge salgssjefen, er en måte å gjøre det enklere for alle, at bedriften er ansvarlig for de ansattes kredittkort.
- Når kredittkort er utstedt på bedriften, trenger ikke de ansatte bekymre seg for betalingen. Og for bedriften er det enkelt å følge med på kostnadene, samtidig som den kan bestemme hvilke rammer kortholderne skal ha. I tillegg får innkjøpsavdelingen en bedre forståelse for hvor og hvordan bedriftens penger er brukt, og data kan brukes til å tilpasse reisepolicyen enda bedre.
Hvordan vite om bedriftens reisepolicy er god?
Ifølge Søren Hammer er det viktig å undersøke om medarbeiderne faktisk følger reisepolicyen. Bruker man for eksempel mange leverandører utenfor policyen, er det et tegn på at det ikke fungerer.
- En rettferdig og transparent reisepolicy – som man kan følge i et digitalt system – vil også bli respektert.
Hammer understreker at det også er bedrifter som tester alternative reisepolicyer, eller rett og slett ikke har noen i det hele tatt.
- Det er også kostnader forbundet med å ha en reisepolicy i bedriften. Det krever ressurser for intern styring, oppfølgingsmøter med leverandører og så videre.
Noen bedrifter velger å fjerne begrensningene og i stedet kontrollere bruken ved å samle inn og analysere den økonomiske dataen de får.
